What is required on an invoice comes down to ten fields almost every country expects. Below them are the rules for 11 countries, the mistakes that get invoices rejected, and the law behind them.
An invoice should include a title, a unique number, the issue and supply dates, both parties' details, the line items, a tax breakdown, the totals, and the payment terms. Point at a field to see where it sits on the sheet.
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German invoice requirements are primarily defined by UStG sections 14 and 14a, plus related VAT guidance.
Full name and address of the supplier and the recipient.
Tax number or VAT identification number of the issuer.
Invoice issue date and a unique sequential invoice number.
Quantity/type of goods or scope of services, plus the date/time of supply.
Net amount by VAT rate/exemption, VAT rate, VAT amount, or legal exemption note.
For example reverse charge, self-billing, or other special VAT regime references.
These errors are the most common causes of rejected Germany (DE) invoices, late payments, and tax corrections.
Missing supply date/time.
Missing or non-unique invoice number.
Incomplete description of services or goods.
Wrong or missing VAT note in special cases.
The official pages behind the Germany (DE) profile. Read the source before relying on a summary for a large invoice.
Wichtig: General information only, not tax or legal advice.
Invoice legal requirements come from tax law, so the country whose tax system applies decides what an invoice must contain. EU invoice requirements rest mostly on one law, the VAT Directive (2006/112/EC), which is why EU profiles share a common core: both parties, a unique number, dates, itemized lines, tax rates and totals, and notes for special cases such as the reverse charge.
Das nationale Recht ergänzt dann weitere Details. Deutschland listet seine Pflichtangaben in den §§ 14 und 14a UStG auf, Frankreich regelt dasselbe in den Artikeln 242 nonies A und 289 des CGI, und Italien verlangt zusätzliche Angaben, damit Rechnungen über seine SdI-Plattform laufen können.
Außerhalb der EU ist der Rahmen lockerer. In den USA gibt es kein bundesweites Rechnungsformat, hier regeln vor allem die Vorschriften der Bundesstaaten und deine eigenen Unterlagen das Meiste. Australien definiert eine „Tax invoice“, mit der der Käufer die GST geltend machen kann, Kanada teilt die Regeln zwischen der bundesweiten GST/HST und den Provinzen auf, und das Vereinigte Königreich hat die Umsatzsteuer nach dem Brexit beibehalten. Die Regeln dort ähneln also denen der EU, stehen aber in den Leitfäden der HMRC.
Each country adds its own details to the ten essentials; these notes cover 11 countries.
Sections 14 and 14a UStG list every mandatory field; for invoice requirements in Germany, start there. A missing supply date or a broken number sequence can cost your client the right to deduct the VAT. Since 1 January 2025 every business must be able to receive structured e-invoices.
Articles 242 nonies A and 289 of the CGI govern invoices. Since 1 September 2026 every business must be able to receive e-invoices through the national system, and large and mid-sized companies must send them; small businesses follow on 1 September 2027.
Rechnungen an Unternehmen müssen im Format FatturaPA über die SdI-Plattform laufen. Ein PDF allein ist in Italien keine gültige B2B-Rechnung.
Das Real Decreto 1619/2012 legt die Regeln fest. Vereinfachte Rechnungen sind bis 400 € erlaubt, darüber gelten alle EU-Pflichtangaben.
Der Belastingdienst erwartet die üblichen EU-Pflichtangaben. Rechnungen bis 100 € dürfen vereinfacht ausgestellt werden.
§ 11 UStG folgt dem deutschen Aufbau, mit österreichischen Besonderheiten. Vereinfachte Rechnungen sind bis 400 € erlaubt.
Revenue's rules follow the EU VAT Directive closely. As of November 2026, the reduced 13.5% rate applies to many services, so check the rate on each line.
HMRC's VAT Notice 700/21 sets out the invoice requirements in the UK. UK VAT invoices look like EU ones but follow UK law since Brexit. A full VAT invoice shows the tax point (the time of supply) if it differs from the invoice date; simplified invoices are allowed up to £250.
Kein bundesweites Format. Bundesstaaten mit Sales Tax erwarten genug Details, um die Steuerzeile zu belegen, und der IRS erwartet zu jeder Rechnung die zugehörigen Unterlagen.
Tax invoice requirements in Australia come from the ATO: a tax invoice must say “Tax invoice” and show your ABN and the GST amount, so the buyer can claim the GST credit.
Bundesweite GST/HST-Regeln plus Regeln der Provinzen: PST in British Columbia, QST in Québec, RST in Manitoba. Rechnungen in Québec brauchen sowohl die GST- als auch die QST-Nummer.
Most rejected invoices come down to four slips: a vague description, no supply date, zero VAT with no reason, and a missing client VAT number. Each one, and what it should have said:
Falsch: Beratungsleistungen · 5.000 €
Richtig: Brand strategy workshop, 2 days (12-13 May 2026) · €5,000
Falsch: Rechnungsdatum 3. Juni
Richtig: Rechnungsdatum 3. Juni · Geliefert am 28. Mai
Falsch: USt. 0 %
Richtig: USt. 0 % · Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge), Art. 196 MwStSystRL
Falsch: Tannwald Druck GmbH, Berlin
Richtig: Tannwald Druck GmbH, Berlin · USt-IdNr. DE996030824
A simplified invoice is a shorter invoice that many countries allow for small sales, up to a limit such as €400 in Spain or £250 in the UK. It can leave out your client's details, but it still needs your own details, the date, what was supplied and the tax. It suits shops and quick sales to consumers; business clients who reclaim VAT will want the full version.
Bewahre jede Rechnung auf, die du ausstellst oder erhältst, zusammen mit den zugehörigen Unterlagen: Verträgen, Lieferscheinen und Kontoauszügen. Digitale Kopien werden überall akzeptiert, solange sie lesbar und unverändert bleiben. Bei Immobilien oder während einer laufenden Prüfung können längere Fristen gelten.
| Land | Vereinfachte Rechnung bis | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Deutschland | €250 | 8 Jahre |
| Österreich | €400 | 7 Jahre |
| Niederlande | €100 | 7 Jahre |
| Italien | €400 | 10 Jahre |
| Spanien | €400 | - |
| Frankreich | - | 10 Jahre |
| Vereinigtes Königreich | £250 | 6 Jahre |
| Kanada | - | 6 Jahre |
| Australien | A$1,000 | 5 Jahre |
Limits and periods as of November 2026. A dash means the country has no general threshold or period listed here.
Die Regeln deines eigenen Landes bestimmen das Format der Rechnung, der Standort deines Kunden bestimmt die umsatzsteuerliche Behandlung. Stellt ein deutsches Unternehmen einem französischen Unternehmen eine Rechnung, erstellt es sie nach deutschem Muster mit Reverse-Charge-Hinweis, und der französische Kunde führt die Umsatzsteuer in Frankreich ab.
In der Regel nicht. Nach EU-Recht darfst du Rechnungen in jeder Sprache ausstellen, solange das Finanzamt eine Übersetzung anfordern kann. Bei Geschäftskunden wird Englisch weitgehend akzeptiert, bei Inlandsverkäufen solltest du die Landessprache verwenden.
No, you do not have to sign an invoice. The EU dropped invoice signature requirements in 2010, provided the invoice's origin and content can be trusted, and the US never had one. None of the countries on this page asks for a signature on a business invoice; where a PDF is accepted, an unsigned one is valid.
Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern bis zum 15. Tag des Folgemonats (Artikel 222 der MwSt-Systemrichtlinie). Im Inland gelten unterschiedliche Fristen: Deutschland lässt sechs Monate Zeit, in Großbritannien sind es 30 Tage, und viele Länder verlangen die Rechnung bereits bei Leistungserbringung.
Bearbeite sie nicht einfach und schick sie erneut. Stelle eine Stornorechnung aus, die sich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer bezieht und die Rechnung aufhebt, und schick dann eine neue Rechnung mit den richtigen Beträgen. Für beide Dokumente gelten dieselben Regeln wie für jede andere Rechnung.
Yes. Include your details, a unique number, the date, the lines and the totals, plus your client's name, address and VAT number, which you can confirm with the VAT number checker. For services to an EU business add a reverse-charge note; your client accounts for the VAT, and you do not register for EU VAT for that sale.
The editor has the invoice number, issue and due dates, an address block for each party (a VAT number typed there can be checked in place), line items, the tax rate, totals, notes, and payment terms. Fill them in and download the PDF.
