What is VIES and how is it different from a national VAT register?

VIES (VAT Information Exchange System) is the European Commission's federated gateway for VAT validation. It does not maintain its own database. When you submit a number, VIES forwards the query to the issuing country's national tax authority and returns whatever that authority reports. A national VAT register is the actual source of truth held by each country's tax office; VIES is the access layer that lets you query 27 of them through one interface. Checking a VAT number via VIES is functionally equivalent to checking it on the issuing country's official portal, and is the EU-standard control for cross-border B2B transactions.

Why is the VAT number marked invalid even though the buyer says it is correct?

Three common causes. First, the buyer typed the number with extra spaces, missing prefix, or a transposed digit. Re-check the format against the country pattern. Second, the buyer is VAT-registered in their country but has not requested inclusion in VIES; some EU countries require a separate opt-in for cross-border visibility (Germany is the most common example). Ask the buyer to contact their tax office and confirm VIES enrollment. Third, the buyer's VAT registration was suspended or revoked; this happens after non-filing or restructuring. In all three cases, do not apply reverse charge; either resolve the registration or charge your local VAT.

Why does VIES return a valid result but no name or address?

Some EU member states (Germany, Spain, Italy, and a few others) do not publish company name and address through VIES. They confirm whether the number is valid but withhold the details, treating them as private business information. A valid result with empty name and address is still a valid VAT number; the registration is confirmed, just not the identifying details. For your records, save the buyer's name and address as they declared them on the invoice; the validation timestamp from VIES is the audit-trail signal.

How many VAT numbers can I check at once?

Up to 20 numbers per batch, pasted as one number per line. Each line is validated against the country-prefix format regex first to catch typos cheaply, then forwarded to VIES one at a time. The VIES system itself does not officially document a hard rate limit but does throttle high-volume requests; staying within 20 per submission and not hammering the form repeatedly is the safe pattern. For larger one-off cleanups, run multiple batches with a few seconds between them.

Can I check UK VAT numbers (GB prefix)?

Not through VIES. Since Brexit, the UK is no longer part of the VIES system, so UK VAT numbers (GB prefix) cannot be validated through this tool. UK VAT validation requires HMRC's separate API and is not currently supported here. For UK B2B trade, validate the buyer's VAT number directly on the HMRC portal at gov.uk and keep the screenshot or printout with the invoice for audit purposes.

Does a VIES validation timestamp count as legal proof of due diligence?

In most EU jurisdictions, yes. Tax authorities accept a VIES validation timestamp as proof that you verified the buyer's VAT registration at the moment of issuing the invoice, which is the standard for applying reverse charge under Article 138 (intra-EU supplies of goods) and Article 196 (cross-border services) of the VAT Directive. Keep the timestamp with the invoice record. The exact evidentiary standard varies by member state, so consult your local accountant for high-value or contested transactions.

What if VIES is down when I need to issue an invoice?

VIES occasionally goes down, usually because one specific country's database is temporarily unreachable. The checker will return an error or timeout when this happens. Two options: try again in a few minutes (most outages last under an hour), or check directly on the European Commission's VIES portal at ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. If the buyer is recurring and you have a previous valid check on file, most tax authorities accept that for short windows; for first-time buyers, wait until VIES is reachable before applying reverse charge.

Is the VAT checker free, and is registration required?

Free with no sign-up, no account, no rate limit beyond the EU's own VIES throttling, no premium tier. The same applies to the rest of the BlueInvoice toolkit: the invoice generator and My Invoices workspace are also free, with an optional free account if you want to save and reuse invoices.

Do you store the VAT numbers I check?

No. VAT numbers and the VIES responses are not stored on the server. Validation requests pass through the BlueInvoice endpoint to VIES and the result returns by the same path; only standard request metadata (timestamp, status) is kept for diagnostics. No account is required, no email is collected, no third-party tracking is attached. To save a check result with an invoice record, use the optional free account and the My Invoices workspace.

When should I apply reverse charge instead of charging VAT?

For B2B services sold to a VAT-registered business in another EU country, the default rule is reverse charge: you do not charge VAT, and the buyer accounts for it in their own country. The invoice must show both VAT numbers, include an explicit reverse-charge note (for example Reverse charge, Article 196 VAT Directive), and reflect a zero VAT amount on the line. Reverse charge does not apply if the buyer is not VAT-registered, if the supply is to the buyer's private address rather than their business, or if the service is one of the exceptions under the place-of-supply rules (real estate, events, restaurants). Validate the VAT number first; if VIES does not confirm registration, charge your local VAT rate instead.

USt-IdNr. prüfen

Prüfe eine einzelne USt-IdNr. oder füge bis zu 20 auf einmal ein. Jede Nummer wird mit dem VIES-Register der EU abgeglichen und liefert den registrierten Namen und die Adresse zurück.

Schnelle Prüfung über die VIES-API Bis zu 20 USt-IdNrn. gleichzeitig prüfen Strukturierte Ergebnisse pro Zeile

USt-IdNrn. (eine pro Zeile)

Verwende Formate wie DE123456789 oder FR12345678901.

0/20

Ergebnisse

Füge oben USt-IdNrn. hinzu, um mit der Prüfung zu beginnen.

Eingabe	Status	Unternehmen	Adresse
Noch keine Ergebnisse.

Was passiert, wenn du eine USt-IdNr. prüfst

FormatprüfungDie Nummer wird zuerst mit dem Format ihres Landes abgeglichen, sodass ein fehlendes Präfix oder eine überzählige Ziffer auffällt, bevor überhaupt etwas gesendet wird.
VIES-AnfrageNummern, die korrekt aussehen, werden an VIES gesendet, das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission.
Nationales RegisterVIES speichert selbst keine Daten. Es fragt bei der Steuerbehörde des Landes aus dem Präfix nach.
ErgebnisGültig oder ungültig, dazu der registrierte Name und die Adresse, sofern das jeweilige Land diese veröffentlicht.

Da die Antwort direkt aus dem Register des ausstellenden Landes kommt, liefert dir eine VIES-Prüfung der USt-IdNr. dasselbe Ergebnis wie das Portal der Europäischen Kommission. Dieses Tool bietet zusätzlich Sammelabfragen und zeigt jedes Ergebnis in einer eigenen Zeile.

Gültig, ungültig oder gültig ohne Namen

Gültig

NL186091390B01

Veldmoer Lichtwerk B.V. · Rotterdam

Registriert und aktiv. Du kannst bei dieser Rechnung das Reverse-Charge-Verfahren anwenden. Bewahre das Prüfdatum bei deinen Unterlagen auf.

Gültig

DE996030824

Name und Adresse nicht veröffentlicht

Einige Länder, darunter Deutschland und Spanien, bestätigen zwar die Nummer, halten Name und Adresse aber unter Verschluss. Die Nummer ist trotzdem gültig; verwende einfach die Angaben, die dein Kunde dir gegeben hat.

Ungültig

FR12345678901

Kein Treffer im Register

Nicht registriert, gelöscht oder nicht für den grenzüberschreitenden Handel freigeschaltet. Wende das Reverse-Charge-Verfahren erst an, wenn dein Kunde dir eine gültige Nummer schickt.

Wann du eine USt-IdNr. überprüfen solltest

Eine USt-IdNr., die letztes Jahr noch gültig war, kann heute schon gelöscht sein. Wendest du das Reverse-Charge-Verfahren auf eine Nummer an, die nicht mehr registriert war, kann das Finanzamt die nicht berechnete Umsatzsteuer plus Zinsen von dir nachfordern. Eine USt-IdNr.-Prüfung dauert Sekunden, die Klärung mit dem Finanzamt dagegen Wochen.

NeukundeVor der ersten Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land.
Reverse ChargeBei jeder Rechnung, die sich darauf stützt.
ÄnderungenWenn ein Kunde seinen Namen, seine Adresse oder seine Rechtsform ändert.
StammkundenAlle paar Monate: Registrierungen können ausgesetzt oder gelöscht werden.

Formate der USt-IdNr. in der EU

Jede Nummer beginnt mit einem Ländercode aus zwei Buchstaben. Gib einen Code oder ein Land ein, um die Liste einzugrenzen.

Land	Präfix	Nach dem Präfix	Beispiel
Österreich	AT	U + 8 digits	ATU12345678
Belgien	BE	0 or 1 + 9 digits	BE0123456789
Bulgarien	BG	9 or 10 digits	BG123456789
Kroatien	HR	11 digits	HR12345678901
Zypern	CY	8 digits + 1 letter	CY12345678L
Tschechien	CZ	8 to 10 digits	CZ12345678
Dänemark	DK	8 digits	DK12345678
Estland	EE	9 digits	EE123456789
Finnland	FI	8 digits	FI12345678
Frankreich	FR	2 characters + 9 digits	FR12345678901
Deutschland	DE	9 digits	DE123456789
Griechenland	EL	9 digits	EL123456789
Ungarn	HU	8 digits	HU12345678
Irland	IE	7 digits + 2 letters	IE1234567WA
Italien	IT	11 digits	IT12345678901
Lettland	LV	11 digits	LV12345678901
Litauen	LT	9 or 12 digits	LT123456789
Luxemburg	LU	8 digits	LU12345678
Malta	MT	8 digits	MT12345678
Niederlande	NL	9 digits + B + 2 digits	NL123456789B01
Polen	PL	10 digits	PL1234567890
Portugal	PT	9 digits	PT123456789
Rumänien	RO	2 to 10 digits	RO1234567890
Slowakei	SK	10 digits	SK1234567890
Slowenien	SI	8 digits	SI12345678
Spanien	ES	9 characters	ESB12345678
Schweden	SE	12 digits	SE123456789001

Griechenland verwendet EL, nicht GR. Leerzeichen, Punkte und Bindestriche werden vor der Prüfung entfernt, du kannst die Nummern also so einfügen, wie dein Kunde sie geschrieben hat.

Mehrere Nummern auf einmal prüfen

Füge bis zu 20 Nummern ein, eine pro Zeile. Jede Zeile wird einzeln geprüft und erscheint in einer eigenen Ergebniszeile, sodass ein Tippfehler die übrigen nicht aufhält. Eine schnelle USt-IdNr.-Abfrage, um zum Jahresbeginn deine Kundenliste zu bereinigen oder eine Reihe neuer Kunden zu überprüfen.

UK-Nummern: Seit dem Brexit sind GB-Nummern nicht mehr in VIES enthalten und können hier nicht geprüft werden. Für Kunden im Vereinigten Königreich nutzt du am besten den VAT-Nummern-Service von HMRC.

Fragen zur USt-IdNr.-Prüfung

VIES ist das Portal der Europäischen Kommission zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Es führt keine eigene Datenbank: Jede Anfrage geht an die Steuerbehörde des Landes, das die Nummer vergeben hat, und VIES gibt die Antwort zurück. Die Quelle ist das nationale Register; VIES ist der gemeinsame Zugang zu allen 27 Registern.

Meist liegt es an einem von drei Gründen. Die Nummer wurde ohne Präfix oder mit vertauschten Ziffern eingegeben; das Unternehmen ist im eigenen Land registriert, aber nicht für den grenzüberschreitenden Handel freigeschaltet, was in manchen Ländern einen separaten Antrag erfordert; oder die Registrierung wurde ausgesetzt bzw. gelöscht. In jedem Fall gilt: Wende das Reverse-Charge-Verfahren erst an, wenn dein Kunde dir eine gültige Nummer bestätigt.

In den meisten EU-Ländern gelten Datum und Ergebnis einer VIES-Abfrage als Nachweis, dass du die Registrierung deines Kunden bei der Rechnungsstellung geprüft hast. Bewahre beides zusammen mit der Rechnung auf. Bei hohen Beträgen oder strittigen Umsätzen fragst du am besten deine Steuerberatung, was dein Finanzamt erwartet.

Ausfälle bedeuten meist, dass das Register eines einzelnen Landes vorübergehend nicht erreichbar ist. Versuch es später noch einmal oder nutze die VIES-Seite der Europäischen Kommission. Bei Neukunden solltest du eine erfolgreiche Prüfung abwarten, bevor du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest.

Nein. Die Nummern und Antworten werden nur zwischen deinem Browser und VIES übertragen und nicht gespeichert. Du brauchst kein Konto, und mit der Prüfung ist kein Tracking verbunden.

Ja, ohne Anmeldung und ohne Limit, abgesehen von der Drosselung, die VIES selbst vornimmt. Ist die Nummer gültig, übernimm sie direkt in den Rechnungseditor.

Rechnung mit geprüften USt-Daten erstellen

Prüfe die USt-IdNr. deines Kunden und erstelle in wenigen Minuten eine saubere, rechtskonforme Rechnung.

Meine Rechnung erstellen EU-Vorgaben zur E-Rechnung