What is required on an invoice comes down to ten fields almost every country expects. Below them are the rules for 11 countries, the mistakes that get invoices rejected, and the law behind them.
An invoice should include a title, a unique number, the issue and supply dates, both parties' details, the line items, a tax breakdown, the totals, and the payment terms. Point at a field to see where it sits on the sheet.
Selecciona un país para cargar la lista exacta de requisitos de factura y las referencias legales que se aplican en ese mercado.
Spanish invoice content requirements are set by VAT invoicing rules; AEAT publishes the required content for complete and simplified invoices.
Invoice number and, where applicable, series with sequential numbering.
Issue date and transaction/supply date when different.
Legal name, tax ID (NIF) and address according to applicable scenarios.
Sufficient description, taxable base, unit price excluding tax, discounts/rebates.
Applied VAT rate and VAT amount charged, shown separately where required.
Exemption, reverse charge, self-billing, or special regime references where relevant.
These errors are the most common causes of rejected Spain (ES) invoices, late payments, and tax corrections.
Invoice numbering is not sequential.
Missing mandatory NIF in required cases.
VAT amount not separated when required.
Description is too weak to support taxable base.
The official pages behind the Spain (ES) profile. Read the source before relying on a summary for a large invoice.
Importante: General information only, not legal or tax advice.
Invoice legal requirements come from tax law, so the country whose tax system applies decides what an invoice must contain. EU invoice requirements rest mostly on one law, the VAT Directive (2006/112/EC), which is why EU profiles share a common core: both parties, a unique number, dates, itemized lines, tax rates and totals, and notes for special cases such as the reverse charge.
Después, la legislación nacional añade más detalle. Alemania enumera sus campos obligatorios en los artículos 14 y 14a de la UStG, Francia cubre lo mismo en los artículos 242 nonies A y 289 del CGI, e Italia añade los campos que las facturas necesitan para pasar por su plataforma SdI.
Fuera de la UE, el marco es más flexible. Estados Unidos no tiene un formato federal de factura, y las normas estatales y tus registros hacen la mayor parte del trabajo. Australia define una «tax invoice» que permite al comprador deducirse el GST, Canadá reparte las normas entre el GST/HST federal y las provincias, y el Reino Unido mantuvo el IVA tras el Brexit, por lo que sus normas se parecen a las de la UE, pero se recogen en las guías de HMRC.
Each country adds its own details to the ten essentials; these notes cover 11 countries.
Sections 14 and 14a UStG list every mandatory field; for invoice requirements in Germany, start there. A missing supply date or a broken number sequence can cost your client the right to deduct the VAT. Since 1 January 2025 every business must be able to receive structured e-invoices.
Articles 242 nonies A and 289 of the CGI govern invoices. Since 1 September 2026 every business must be able to receive e-invoices through the national system, and large and mid-sized companies must send them; small businesses follow on 1 September 2027.
Las facturas entre empresas deben pasar por la plataforma SdI en formato FatturaPA. Un PDF por sí solo no es una factura B2B válida en Italia.
El Real Decreto 1619/2012 establece las normas. Se permiten facturas simplificadas de hasta 400 €; por encima de esa cifra, se aplica el conjunto completo de campos de la UE.
La Belastingdienst exige los campos estándar de la UE. Las facturas de hasta 100 € pueden usar un formato simplificado.
El artículo 11 de la UStG reproduce la estructura alemana con particularidades austriacas. Se permiten facturas simplificadas de hasta 400 €.
Revenue's rules follow the EU VAT Directive closely. As of November 2026, the reduced 13.5% rate applies to many services, so check the rate on each line.
HMRC's VAT Notice 700/21 sets out the invoice requirements in the UK. UK VAT invoices look like EU ones but follow UK law since Brexit. A full VAT invoice shows the tax point (the time of supply) if it differs from the invoice date; simplified invoices are allowed up to £250.
No hay un formato federal. Los estados con impuesto sobre las ventas exigen el detalle suficiente para justificar la línea del impuesto, y el IRS exige que cada factura esté respaldada por registros.
Tax invoice requirements in Australia come from the ATO: a tax invoice must say “Tax invoice” and show your ABN and the GST amount, so the buyer can claim the GST credit.
Normas federales de GST/HST más las provinciales: PST en Columbia Británica, QST en Quebec y RST en Manitoba. Las facturas de Quebec deben incluir tanto el número de GST como el de QST.
Most rejected invoices come down to four slips: a vague description, no supply date, zero VAT with no reason, and a missing client VAT number. Each one, and what it should have said:
Incorrecto: Servicios de consultoría · 5.000 €
Correcto: Brand strategy workshop, 2 days (12-13 May 2026) · €5,000
Incorrecto: Fecha de factura: 3 de junio
Correcto: Fecha de factura: 3 de junio · Entregado el 28 de mayo
Incorrecto: IVA 0%
Correcto: IVA 0% · Inversión del sujeto pasivo, artículo 196 de la Directiva del IVA
Incorrecto: Tannwald Druck GmbH, Berlín
Correcto: Tannwald Druck GmbH, Berlín · NIF-IVA DE996030824
A simplified invoice is a shorter invoice that many countries allow for small sales, up to a limit such as €400 in Spain or £250 in the UK. It can leave out your client's details, but it still needs your own details, the date, what was supplied and the tax. It suits shops and quick sales to consumers; business clients who reclaim VAT will want the full version.
Conserva todas las facturas que emitas y recibas, junto con la documentación que las respalda: contratos, albaranes y extractos bancarios. Las copias digitales se aceptan en todas partes, siempre que sigan siendo legibles y no se modifiquen. Pueden aplicarse plazos más largos a inmuebles o mientras haya una inspección abierta.
| País | Factura simplificada hasta | Conservar durante |
|---|---|---|
| Alemania | €250 | 8 años |
| Austria | €400 | 7 años |
| Países Bajos | €100 | 7 años |
| Italia | €400 | 10 años |
| España | €400 | - |
| Francia | - | 10 años |
| Reino Unido | £250 | 6 años |
| Canadá | - | 6 años |
| Australia | A$1,000 | 5 años |
Limits and periods as of November 2026. A dash means the country has no general threshold or period listed here.
Las normas de tu propio país determinan el formato de la factura; la ubicación de tu cliente determina el tratamiento del IVA. Una empresa alemana que factura a una empresa francesa emite una factura al estilo alemán con una mención de inversión del sujeto pasivo, y el cliente francés liquida el IVA en Francia.
Normalmente no. La normativa de la UE te permite facturar en cualquier idioma, siempre que la administración tributaria pueda pedir una traducción. Con clientes empresariales, el inglés suele aceptarse sin problema; para ventas nacionales, usa el idioma local.
No, you do not have to sign an invoice. The EU dropped invoice signature requirements in 2010, provided the invoice's origin and content can be trusted, and the US never had one. None of the countries on this page asks for a signature on a business invoice; where a PDF is accepted, an unsigned one is valid.
Para entregas a empresas de otros países de la UE, a más tardar el día 15 del mes siguiente a la entrega (artículo 222 de la Directiva del IVA). En el ámbito nacional los plazos varían: Alemania permite seis meses, el Reino Unido fija 30 días y muchos países la exigen en el momento de la entrega.
No la modifiques ni la vuelvas a enviar. Emite una factura rectificativa que haga referencia al número original y la anule, y después envía una nueva factura con las cifras correctas. Ambos documentos siguen las mismas normas que cualquier factura.
Yes. Include your details, a unique number, the date, the lines and the totals, plus your client's name, address and VAT number, which you can confirm with the VAT number checker. For services to an EU business add a reverse-charge note; your client accounts for the VAT, and you do not register for EU VAT for that sale.
The editor has the invoice number, issue and due dates, an address block for each party (a VAT number typed there can be checked in place), line items, the tax rate, totals, notes, and payment terms. Fill them in and download the PDF.
