Which country's invoice rules apply to my sale?

The seller's country determines the invoice format and language; the buyer's country determines VAT treatment for cross-border sales. If you are a German company selling to a French company, you issue a German-format invoice in EUR with a reverse-charge note (because the buyer is a VAT-registered business in another EU country) and the French buyer accounts for VAT in France. The German invoice template follows UStG section 14; the reverse charge is the EU rule that flows from the buyer being in France. For B2C sales, the seller's country usually drives both, with some thresholds that switch you into the buyer's VAT regime once cumulative sales hit a limit (the EU OSS one-stop-shop covers this for distance sales).

Do I need to use the buyer's language on the invoice?

Usually no. EU law allows invoices to be issued in any language as long as the tax authority can request a translation if needed. In practice, English is widely accepted for B2B cross-border invoices, especially in tech, services, and finance. Some countries (France, Spain) prefer or expect their national language for invoices that will be audited locally; bilingual invoices (English plus the buyer's language) are a safe compromise for high-value B2B work. For domestic sales, use the local language.

What is a simplified invoice, and when can I issue one?

A simplified invoice has fewer required fields than a full invoice and is allowed below a per-country threshold for low-value transactions. Spain allows it below 400 EUR (Real Decreto 1619/2012); Austria below 400 EUR; Netherlands below 100 EUR; Germany below 250 EUR. Simplified invoices typically still need seller details, date, description, total amount, and VAT amount, but can omit the buyer's name and address. Useful for retail and quick B2C transactions; not appropriate for B2B invoices where the buyer needs the full document for tax deduction.

How long do I have to keep invoice records?

Most EU countries require invoice retention for 10 years (Germany, France, Italy, Spain). The Netherlands sets the minimum at 7 years. The United Kingdom requires 6 years for VAT records (HMRC). The United States has no fixed federal rule but the IRS recommends 7 years for tax records that support deductions. Australia requires 5 years (ATO). Canada requires 6 years from the end of the tax year. Retention applies to the invoice you issued and to the supporting records (contracts, delivery proof, bank reconciliation). Digital storage is accepted everywhere as long as the invoices remain readable and unaltered.

Can a non-EU seller issue an EU-compliant invoice?

Yes. A US, UK, Australian, or Canadian seller can issue an invoice that satisfies EU buyer-side requirements by including the seller's name and address, a unique invoice number, issue date, line items with description and amounts, the buyer's name and address (and VAT number for B2B), and totals. Add a reverse-charge note for B2B services into the EU (VAT not charged, reverse charge applies under Article 196 VAT Directive). The seller does not register for or charge EU VAT in this case; the EU buyer self-accounts. The invoice itself does not need to be in a specific format; PDF works.

What is the difference between an invoice and a tax invoice?

In countries with a VAT or GST system that allows the buyer to deduct or credit the tax they paid (most of the world outside the US), a tax invoice is the version that meets all legal requirements for the buyer's deduction. A document that does not meet those requirements (missing seller VAT number, no tax breakdown, no sequential number) is sometimes called a simple invoice or commercial invoice and cannot be used for the tax credit. Australia is the strictest about this distinction: a tax invoice must explicitly say so at the top. EU countries use the same word invoice but require it to meet the law to qualify for VAT deduction. The US has no such distinction since most states do not allow a federal-level sales-tax deduction equivalent.

What is a credit note and when do I need to issue one?

A credit note is the formal way to reverse or correct a previously issued invoice. If you sent an invoice with the wrong amount, wrong customer, or wrong tax treatment, you do not silently edit and re-send; you issue a credit note that references the original invoice number and offsets the amount, then issue a new corrected invoice. Most tax authorities require this for any change to an already-issued invoice. The credit note follows the same field requirements as a normal invoice plus a reference to the original. This keeps both parties' accounting clean and gives the tax authority a clear audit trail.

Does a paper invoice need to be physically signed?

No. EU rules do not require an invoice signature, paper or electronic. The Directive 2010/45/EU explicitly removed signature requirements as long as the invoice's authenticity, integrity, and legibility are otherwise guaranteed. Most countries follow this. The United States has never required signatures on invoices. Some countries used to require an electronic signature for e-invoices (Spain pre-2013, Italy pre-2019); those rules are gone. A PDF without a signature is a valid invoice in every country profile in this dropdown.

When does the invoice need to be issued by?

EU rules require the invoice to be issued by the 15th day of the month following the supply (Directive 2006/112/EC, Article 222). For intra-EU supplies of goods and services, this rule is mandatory. National variations apply: Germany allows up to 6 months for some service types under UStG section 14 paragraph 2; France typically expects the invoice within 30 days of supply. The United States has no federal deadline but contracts and accounting practice usually drive billing within 30 days. Australia: the ATO requires the tax invoice within 28 days of the buyer's request. Issue invoices promptly; late issuance complicates VAT period attribution and can trigger penalties.

Where can I check the official law for my country?

The legal references at the bottom of each country profile link directly to the official source: gesetze-im-internet.de for German UStG, legifrance.gouv.fr for French CGI, agenziaentrate.gov.it for Italian Decreto IVA, agenciatributaria.es for Spanish Real Decreto, gov.uk for HMRC VAT Notice 700/21, irs.gov for US records guidance, ato.gov.au for Australian tax invoices, canada.ca for Canadian CRA rules. For EU-level rules, the VAT Directive (2006/112/EC) is on EUR-Lex. For high-value or contested invoices, read the original law rather than relying on summaries; rules change and summaries lag behind.

इनवॉइस में क्या शामिल करें

वे दस फ़ील्ड जो लगभग हर इनवॉइस में चाहिए, फिर आपके देश के नियम: उसके ज़रूरी फ़ील्ड, वे गलतियाँ जिनसे इनवॉइस अस्वीकार हो जाते हैं, और उनके पीछे का कानून।

इनवॉइस में क्या होना चाहिए

लगभग हर देश ये दस चीज़ें चाहता है। किसी फ़ील्ड पर पॉइंट करें और देखें कि शीट पर वह कहाँ आता है।

5Quillmere StudioZilverdistelkade 14, AmsterdamVAT NL526018159B01

1INVOICE 2No. 2026-0142 3Issued 14 Sep 2026 4Delivered 12 Sep 2026

6Veldmoer Lichtwerk B.V.Rotterdam · VAT NL186091390B01

7 Brand identity, design retainer1 × 1,200.00 Website copy review, 4 h4 × 75.00

8VAT 21% · 315.00 9Total €1,815.00

10Due 14 Oct 2026 · IBAN NL00 BANK 0123 4567 89

1
“इनवॉइस” शब्दएक साफ़ शीर्षक, ताकि कोई इसे कोटेशन या रसीद न समझ बैठे। ऑस्ट्रेलिया इससे भी आगे जाकर “Tax invoice” शब्द लिखने की माँग करता है।
2
एक यूनिक इनवॉइस नंबरक्रम से चलने वाला और कभी दोबारा इस्तेमाल न होने वाला। ऑडिटर सबसे पहले यही देखते हैं कि कहीं कोई नंबर छूटा या दोहराया तो नहीं गया।
3
जारी करने की तारीखजिस दिन आप इसे जारी करते हैं। इसी दिन से भुगतान अवधि की गिनती शुरू होती है।
4
सप्लाई की तारीखसामान या सेवाएँ कब डिलीवर की गईं, अगर यह जारी करने की तारीख से अलग हो।
5
आपका विवरणकानूनी व्यावसायिक नाम, पता और टैक्स नंबर: VAT, GST या बिज़नेस नंबर।
6
आपके क्लाइंट का विवरणउनका कानूनी नाम और पता, और किसी दूसरे EU देश में बिज़नेस बिक्री के लिए उनका VAT नंबर भी।
7
लाइन आइटमक्या सप्लाई किया गया, ऐसे शब्दों में जिन्हें कोई और भी जाँच सके, साथ में मात्रा, यूनिट कीमत और लाइन की कुल राशि।
8
टैक्स का ब्योराइस्तेमाल की गई हर दर के लिए टैक्स की दर और राशि, या टैक्स न लगाने का कारण।
9
कुल राशिसबटोटल, टैक्स और देय राशि, सब एक ही करेंसी में।
10
भुगतान की शर्तेंदेय तारीख, भुगतान का तरीका (जैसे बैंक विवरण), और देर से भुगतान से जुड़ी कोई भी शर्तें।

किसी अकाउंटेंट से पूछें कि इनवॉइस में क्या शामिल होना चाहिए, तो वह यही दस चीज़ें बताएगा। इसके बाद राष्ट्रीय कानून अपने ब्योरे जोड़ता है, और नीचे दी गई देश प्रोफ़ाइलें इसी के लिए हैं।

इनवॉइस आवश्यकताओं के लिए देश चुनें

एक देश चुनें, ताकि उस बाज़ार में लागू इनवॉइस की सटीक चेकलिस्ट और कानूनी संदर्भ लोड हो सकें।

United States (US) इनवॉइस विवरण

This profile is US-focused. In the US, invoice layout rules are usually driven by contracts, state/local tax rules, and accounting controls rather than one single federal invoice template.

Seller and customer identification

Business legal name, address, customer name, and billing address. Keep identities clear for tax and audit support.

Invoice number and dates

Unique invoice number, issue date, and service/supply date when different.

Clear line-item detail

Description, quantity, unit price, discounts, and line totals for each item/service.

Tax treatment and totals

Show subtotal, tax charged (if applicable), and total due. State/local rules may require additional tax details.

Payment terms

Due date, accepted payment methods, and remittance instructions.

Recordkeeping support

Retain invoices and supporting documents as part of your business records.

आम गलतियाँ जिनसे बचना चाहिए

ये वे गलतियाँ हैं जो अक्सर इनवॉइस अस्वीकृति, भुगतान में देरी, या टैक्स सुधार का कारण बनती हैं।

Invoice numbering

No unique invoice numbering scheme.

Service date

Missing service date or delivery date context.

Tax line

No clear tax line when tax is charged.

Customer details

Incomplete customer details that block payment approval.

कानूनी संदर्भ

वे आधिकारिक पेज जिन पर United States (US) प्रोफ़ाइल आधारित है। किसी बड़े इनवॉइस के लिए सारांश पर भरोसा करने से पहले मूल स्रोत ज़रूर पढ़ें।

महत्वपूर्ण: Informational only, not legal or tax advice. US state/local requirements can differ.

इनवॉइस की आवश्यकताएँ हर देश में अलग क्यों हैं

इनवॉइस एक टैक्स दस्तावेज़ है, इसलिए जिस देश की टैक्स व्यवस्था लागू होती है, वही तय करता है कि उसमें क्या होना चाहिए। EU के अंदर ज़्यादातर नियम एक ही कानून, VAT डायरेक्टिव (2006/112/EC) से आते हैं, इसीलिए EU की प्रोफ़ाइलों में एक साझा मूल ढाँचा है: दोनों पक्ष, एक यूनिक नंबर, तारीखें, आइटम-वार लाइनें, टैक्स दरें और कुल राशि, और रिवर्स चार्ज जैसे खास मामलों के लिए नोट।

इसके बाद राष्ट्रीय कानून और ब्योरे जोड़ता है। जर्मनी UStG की धारा 14 और 14a में अपने अनिवार्य फ़ील्ड गिनाता है, फ़्रांस यही बातें CGI के अनुच्छेद 242 nonies A और 289 में कवर करता है, और इटली वे फ़ील्ड जोड़ता है जो इनवॉइस को उसके SdI प्लेटफ़ॉर्म से पास होने के लिए चाहिए।

EU के बाहर नियम ज़्यादा लचीले हैं। संयुक्त राज्य अमेरिका में कोई संघीय इनवॉइस फ़ॉर्मेट नहीं है, और ज़्यादातर काम राज्यों के नियम और आपके रिकॉर्ड करते हैं। ऑस्ट्रेलिया “टैक्स इनवॉइस” को परिभाषित करता है, जिससे खरीदार GST क्लेम कर पाता है; कनाडा में नियम संघीय GST/HST और प्रांतों के बीच बँटे हुए हैं; और यूनाइटेड किंगडम ने Brexit के बाद भी VAT बनाए रखा, इसलिए उसके नियम EU जैसे दिखते हैं लेकिन HMRC की गाइडेंस में दर्ज हैं।

इनवॉइस की आवश्यकताएँ, देश के हिसाब से

ऊपर दी गई हर प्रोफ़ाइल दस ज़रूरी चीज़ों में क्या ब्योरा जोड़ती है।

जर्मनी

UStG की धारा 14 और 14a हर अनिवार्य फ़ील्ड गिनाती हैं। सप्लाई की तारीख न होने या नंबर क्रम टूटने से आपका क्लाइंट VAT कटौती का अधिकार खो सकता है। जनवरी 2025 से हर व्यवसाय को स्ट्रक्चर्ड ई-इनवॉइस प्राप्त करने में सक्षम होना ज़रूरी है।

फ़्रांस

CGI के अनुच्छेद 242 nonies A और 289 इनवॉइस के नियम तय करते हैं। सितंबर {year} से सभी व्यवसायों को राष्ट्रीय सिस्टम के ज़रिए ई-इनवॉइस प्राप्त करने में सक्षम होना होगा, और बड़ी व मध्यम आकार की कंपनियों को इन्हें भेजना भी होगा।

इटली

बिज़नेस इनवॉइस का FatturaPA फ़ॉर्मेट में SdI प्लेटफ़ॉर्म से होकर गुज़रना ज़रूरी है। अकेला PDF इटली में वैध B2B इनवॉइस नहीं माना जाता।

स्पेन

Real Decreto 1619/2012 नियम तय करता है। €400 तक सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति है; इससे ऊपर EU के सभी फ़ील्ड लागू होते हैं।

नीदरलैंड्स

Belastingdienst EU के मानक फ़ील्ड की अपेक्षा करता है। €100 तक के इनवॉइस सरलीकृत फ़ॉर्मेट में बन सकते हैं।

ऑस्ट्रिया

UStG की धारा 11 ऑस्ट्रिया के ब्योरों के साथ जर्मन ढाँचे को ही अपनाती है। €400 तक सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति है।

आयरलैंड

Revenue के नियम EU VAT डायरेक्टिव का बारीकी से पालन करते हैं। 13.5% की रियायती दर पर ध्यान दें, जो कई सेवाओं पर लागू होती है।

यूनाइटेड किंगडम

HMRC का VAT Notice 700/21 फ़ील्ड तय करता है। UK के VAT इनवॉइस EU जैसे दिखते हैं, लेकिन Brexit के बाद से UK कानून का पालन करते हैं; £250 तक सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति है।

संयुक्त राज्य अमेरिका

कोई संघीय फ़ॉर्मेट नहीं है। सेल्स टैक्स वाले राज्य टैक्स लाइन को सही साबित करने लायक ब्योरा चाहते हैं, और IRS हर इनवॉइस के पीछे रिकॉर्ड की अपेक्षा करता है।

ऑस्ट्रेलिया

टैक्स इनवॉइस पर “Tax invoice” लिखा होना चाहिए और उसमें आपका ABN और GST की राशि दिखनी चाहिए, ताकि खरीदार GST क्रेडिट क्लेम कर सके।

कनाडा

संघीय GST/HST नियमों के साथ प्रांतीय नियम भी: ब्रिटिश कोलंबिया में PST, क्यूबेक में QST, मैनिटोबा में RST। क्यूबेक के इनवॉइस पर GST और QST दोनों नंबर होने चाहिए।

वे गलतियाँ जिनकी वजह से इनवॉइस अस्वीकार हो जाते हैं

ज़्यादातर इनवॉइस इन्हीं कुछ गलतियों की वजह से अस्वीकार होते हैं। हर गलती, और वहाँ क्या लिखा होना चाहिए था:

अस्पष्ट विवरण

गलत: कंसल्टिंग सेवाएँ · €5,000

सही: ब्रांड स्ट्रैटेजी वर्कशॉप, 2 दिन (12-13 मई {year}) · €5,000

सप्लाई की तारीख गायब

गलत: इनवॉइस की तारीख 3 जून

सही: इनवॉइस की तारीख 3 जून · डिलीवरी 28 मई

बिना कारण बताए शून्य VAT

गलत: VAT 0%

सही: VAT 0% · रिवर्स चार्ज, VAT डायरेक्टिव का अनुच्छेद 196

क्लाइंट का VAT नंबर गायब

गलत: Tannwald Druck GmbH, बर्लिन

सही: Tannwald Druck GmbH, बर्लिन · VAT DE996030824

किसी दूसरे EU देश में बिज़नेस बिक्री के लिए, रिवर्स चार्ज पर भरोसा करने से पहले VAT नंबर चेकर से अपने क्लाइंट का नंबर जाँच लें।

छोटे इनवॉइस, और उन्हें कितने समय तक रखें

कई देश छोटी बिक्री के लिए छोटा इनवॉइस जारी करने की अनुमति देते हैं। सरलीकृत इनवॉइस में क्लाइंट का विवरण छोड़ा जा सकता है, लेकिन उसमें आपका अपना विवरण, तारीख, क्या सप्लाई किया गया और टैक्स होना ज़रूरी है। यह दुकानों और ग्राहकों को होने वाली छोटी-मोटी बिक्री के लिए ठीक है; VAT वापस क्लेम करने वाले बिज़नेस क्लाइंट पूरा इनवॉइस ही चाहेंगे।

आप जो भी इनवॉइस जारी करते हैं और प्राप्त करते हैं, उन सबको उनसे जुड़े रिकॉर्ड के साथ संभालकर रखें: अनुबंध, डिलीवरी नोट और बैंक स्टेटमेंट। डिजिटल कॉपी हर जगह मान्य हैं, बशर्ते वे पढ़ने लायक और बिना बदलाव के रहें। प्रॉपर्टी के मामले में या ऑडिट चलने के दौरान लंबी अवधि लागू हो सकती है।

देश	सरलीकृत इनवॉइस की सीमा	कितने समय तक रखें
जर्मनी	€250	8 साल
ऑस्ट्रिया	€400	7 साल
नीदरलैंड्स	€100	7 साल
इटली	€400	10 साल
स्पेन	€400	–
फ़्रांस	–	10 साल
यूनाइटेड किंगडम	£250	6 साल
कनाडा	–	6 साल
ऑस्ट्रेलिया	A$1,000	5 साल

डैश का मतलब है कि उस देश के लिए यहाँ कोई सामान्य सीमा या अवधि दर्ज नहीं है।

इनवॉइस में क्या शामिल करें, इस पर सवाल

इनवॉइस का फ़ॉर्मेट आपके अपने देश के नियम तय करते हैं; VAT का ट्रीटमेंट आपके क्लाइंट की लोकेशन तय करती है। फ़्रांसीसी व्यवसाय को बिल करने वाली जर्मन कंपनी रिवर्स-चार्ज नोट के साथ जर्मन शैली का इनवॉइस जारी करती है, और फ़्रांसीसी क्लाइंट फ़्रांस में VAT का हिसाब देता है।

आमतौर पर नहीं। EU कानून आपको किसी भी भाषा में इनवॉइस बनाने देता है, बशर्ते टैक्स विभाग अनुवाद माँग सके। बिज़नेस क्लाइंट के लिए अंग्रेज़ी व्यापक रूप से स्वीकार की जाती है; घरेलू बिक्री के लिए स्थानीय भाषा का इस्तेमाल करें।

नहीं। EU ने 2010 में हस्ताक्षर की अनिवार्यता हटा दी, बशर्ते इनवॉइस का स्रोत और सामग्री भरोसेमंद हो, और अमेरिका में यह कभी ज़रूरी था ही नहीं। इस पेज पर दिए गए हर देश में बिना हस्ताक्षर वाला PDF एक वैध इनवॉइस है।

दूसरे EU देशों के व्यवसायों को की गई सप्लाई के लिए, सप्लाई के अगले महीने की 15 तारीख तक (VAT डायरेक्टिव का अनुच्छेद 222)। देश के अंदर समय-सीमा अलग-अलग होती है: जर्मनी छह महीने देता है, UK 30 दिन की अपेक्षा करता है, और कई देश सप्लाई के समय ही इनवॉइस चाहते हैं।

इसे एडिट करके दोबारा न भेजें। एक क्रेडिट नोट जारी करें जो मूल नंबर का हवाला देकर उसे रद्द करे, फिर सही आंकड़ों के साथ नया इनवॉइस भेजें। दोनों दस्तावेज़ों पर वही नियम लागू होते हैं जो किसी भी इनवॉइस पर होते हैं।

हाँ। अपना विवरण, एक यूनिक नंबर, तारीख, लाइन आइटम और कुल राशि शामिल करें, साथ ही अपने क्लाइंट का नाम, पता और VAT नंबर भी। किसी EU व्यवसाय को दी गई सेवाओं के लिए रिवर्स-चार्ज नोट जोड़ें; उस VAT का हिसाब और भुगतान आपका क्लाइंट खुद करता है, और उस बिक्री के लिए आपको EU VAT में रजिस्टर नहीं करना पड़ता।

अभी नियमों के अनुरूप इनवॉइस बनाएँ

जनरेटर खोलें, अपने देश के लिए ज़रूरी फ़ील्ड जोड़ें, और कुछ ही मिनटों में साफ़-सुथरा PDF एक्सपोर्ट करें।

मेरा इनवॉइस बनाएँ EU VAT नंबर सत्यापित करें