What is required on an invoice comes down to ten fields almost every country expects. Below them are the rules for 11 countries, the mistakes that get invoices rejected, and the law behind them.
An invoice should include a title, a unique number, the issue and supply dates, both parties' details, the line items, a tax breakdown, the totals, and the payment terms. Point at a field to see where it sits on the sheet.
एक देश चुनें, ताकि उस बाज़ार में लागू इनवॉइस की सटीक चेकलिस्ट और कानूनी संदर्भ लोड हो सकें।
This profile is US-focused. In the US, invoice layout rules are usually driven by contracts, state/local tax rules, and accounting controls rather than one single federal invoice template.
Business legal name, address, customer name, and billing address. Keep identities clear for tax and audit support.
Unique invoice number, issue date, and service/supply date when different.
Description, quantity, unit price, discounts, and line totals for each item/service.
Show subtotal, tax charged (if applicable), and total due. State/local rules may require additional tax details.
Due date, accepted payment methods, and remittance instructions.
Retain invoices and supporting documents as part of your business records.
These errors are the most common causes of rejected United States (US) invoices, late payments, and tax corrections.
No unique invoice numbering scheme.
Missing service date or delivery date context.
No clear tax line when tax is charged.
Incomplete customer details that block payment approval.
The official pages behind the United States (US) profile. Read the source before relying on a summary for a large invoice.
महत्वपूर्ण: Informational only, not legal or tax advice. US state/local requirements can differ.
Invoice legal requirements come from tax law, so the country whose tax system applies decides what an invoice must contain. EU invoice requirements rest mostly on one law, the VAT Directive (2006/112/EC), which is why EU profiles share a common core: both parties, a unique number, dates, itemized lines, tax rates and totals, and notes for special cases such as the reverse charge.
इसके बाद राष्ट्रीय कानून और ब्योरे जोड़ता है। जर्मनी UStG की धारा 14 और 14a में अपने अनिवार्य फ़ील्ड गिनाता है, फ़्रांस यही बातें CGI के अनुच्छेद 242 nonies A और 289 में कवर करता है, और इटली वे फ़ील्ड जोड़ता है जो इनवॉइस को उसके SdI प्लेटफ़ॉर्म से पास होने के लिए चाहिए।
EU के बाहर नियम ज़्यादा लचीले हैं। संयुक्त राज्य अमेरिका में कोई संघीय इनवॉइस फ़ॉर्मेट नहीं है, और ज़्यादातर काम राज्यों के नियम और आपके रिकॉर्ड करते हैं। ऑस्ट्रेलिया “टैक्स इनवॉइस” को परिभाषित करता है, जिससे खरीदार GST क्लेम कर पाता है; कनाडा में नियम संघीय GST/HST और प्रांतों के बीच बँटे हुए हैं; और यूनाइटेड किंगडम ने Brexit के बाद भी VAT बनाए रखा, इसलिए उसके नियम EU जैसे दिखते हैं लेकिन HMRC की गाइडेंस में दर्ज हैं।
Each country adds its own details to the ten essentials; these notes cover 11 countries.
Sections 14 and 14a UStG list every mandatory field; for invoice requirements in Germany, start there. A missing supply date or a broken number sequence can cost your client the right to deduct the VAT. Since 1 January 2025 every business must be able to receive structured e-invoices.
Articles 242 nonies A and 289 of the CGI govern invoices. Since 1 September 2026 every business must be able to receive e-invoices through the national system, and large and mid-sized companies must send them; small businesses follow on 1 September 2027.
बिज़नेस इनवॉइस का FatturaPA फ़ॉर्मेट में SdI प्लेटफ़ॉर्म से होकर गुज़रना ज़रूरी है। अकेला PDF इटली में वैध B2B इनवॉइस नहीं माना जाता।
Real Decreto 1619/2012 नियम तय करता है। €400 तक सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति है; इससे ऊपर EU के सभी फ़ील्ड लागू होते हैं।
Belastingdienst EU के मानक फ़ील्ड की अपेक्षा करता है। €100 तक के इनवॉइस सरलीकृत फ़ॉर्मेट में बन सकते हैं।
UStG की धारा 11 ऑस्ट्रिया के ब्योरों के साथ जर्मन ढाँचे को ही अपनाती है। €400 तक सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति है।
Revenue's rules follow the EU VAT Directive closely. As of November 2026, the reduced 13.5% rate applies to many services, so check the rate on each line.
HMRC's VAT Notice 700/21 sets out the invoice requirements in the UK. UK VAT invoices look like EU ones but follow UK law since Brexit. A full VAT invoice shows the tax point (the time of supply) if it differs from the invoice date; simplified invoices are allowed up to £250.
कोई संघीय फ़ॉर्मेट नहीं है। सेल्स टैक्स वाले राज्य टैक्स लाइन को सही साबित करने लायक ब्योरा चाहते हैं, और IRS हर इनवॉइस के पीछे रिकॉर्ड की अपेक्षा करता है।
Tax invoice requirements in Australia come from the ATO: a tax invoice must say “Tax invoice” and show your ABN and the GST amount, so the buyer can claim the GST credit.
संघीय GST/HST नियमों के साथ प्रांतीय नियम भी: ब्रिटिश कोलंबिया में PST, क्यूबेक में QST, मैनिटोबा में RST। क्यूबेक के इनवॉइस पर GST और QST दोनों नंबर होने चाहिए।
Most rejected invoices come down to four slips: a vague description, no supply date, zero VAT with no reason, and a missing client VAT number. Each one, and what it should have said:
गलत: कंसल्टिंग सेवाएँ · €5,000
सही: Brand strategy workshop, 2 days (12-13 May 2026) · €5,000
गलत: इनवॉइस की तारीख 3 जून
सही: इनवॉइस की तारीख 3 जून · डिलीवरी 28 मई
गलत: VAT 0%
सही: VAT 0% · रिवर्स चार्ज, VAT डायरेक्टिव का अनुच्छेद 196
गलत: Tannwald Druck GmbH, बर्लिन
सही: Tannwald Druck GmbH, बर्लिन · VAT DE996030824
A simplified invoice is a shorter invoice that many countries allow for small sales, up to a limit such as €400 in Spain or £250 in the UK. It can leave out your client's details, but it still needs your own details, the date, what was supplied and the tax. It suits shops and quick sales to consumers; business clients who reclaim VAT will want the full version.
आप जो भी इनवॉइस जारी करते हैं और प्राप्त करते हैं, उन सबको उनसे जुड़े रिकॉर्ड के साथ संभालकर रखें: अनुबंध, डिलीवरी नोट और बैंक स्टेटमेंट। डिजिटल कॉपी हर जगह मान्य हैं, बशर्ते वे पढ़ने लायक और बिना बदलाव के रहें। प्रॉपर्टी के मामले में या ऑडिट चलने के दौरान लंबी अवधि लागू हो सकती है।
| देश | सरलीकृत इनवॉइस की सीमा | कितने समय तक रखें |
|---|---|---|
| जर्मनी | €250 | 8 साल |
| ऑस्ट्रिया | €400 | 7 साल |
| नीदरलैंड्स | €100 | 7 साल |
| इटली | €400 | 10 साल |
| स्पेन | €400 | - |
| फ़्रांस | - | 10 साल |
| यूनाइटेड किंगडम | £250 | 6 साल |
| कनाडा | - | 6 साल |
| ऑस्ट्रेलिया | A$1,000 | 5 साल |
Limits and periods as of November 2026. A dash means the country has no general threshold or period listed here.
इनवॉइस का फ़ॉर्मेट आपके अपने देश के नियम तय करते हैं; VAT का ट्रीटमेंट आपके क्लाइंट की लोकेशन तय करती है। फ़्रांसीसी व्यवसाय को बिल करने वाली जर्मन कंपनी रिवर्स-चार्ज नोट के साथ जर्मन शैली का इनवॉइस जारी करती है, और फ़्रांसीसी क्लाइंट फ़्रांस में VAT का हिसाब देता है।
आमतौर पर नहीं। EU कानून आपको किसी भी भाषा में इनवॉइस बनाने देता है, बशर्ते टैक्स विभाग अनुवाद माँग सके। बिज़नेस क्लाइंट के लिए अंग्रेज़ी व्यापक रूप से स्वीकार की जाती है; घरेलू बिक्री के लिए स्थानीय भाषा का इस्तेमाल करें।
No, you do not have to sign an invoice. The EU dropped invoice signature requirements in 2010, provided the invoice's origin and content can be trusted, and the US never had one. None of the countries on this page asks for a signature on a business invoice; where a PDF is accepted, an unsigned one is valid.
दूसरे EU देशों के व्यवसायों को की गई सप्लाई के लिए, सप्लाई के अगले महीने की 15 तारीख तक (VAT डायरेक्टिव का अनुच्छेद 222)। देश के अंदर समय-सीमा अलग-अलग होती है: जर्मनी छह महीने देता है, UK 30 दिन की अपेक्षा करता है, और कई देश सप्लाई के समय ही इनवॉइस चाहते हैं।
इसे एडिट करके दोबारा न भेजें। एक क्रेडिट नोट जारी करें जो मूल नंबर का हवाला देकर उसे रद्द करे, फिर सही आंकड़ों के साथ नया इनवॉइस भेजें। दोनों दस्तावेज़ों पर वही नियम लागू होते हैं जो किसी भी इनवॉइस पर होते हैं।
Yes. Include your details, a unique number, the date, the lines and the totals, plus your client's name, address and VAT number, which you can confirm with the VAT number checker. For services to an EU business add a reverse-charge note; your client accounts for the VAT, and you do not register for EU VAT for that sale.
The editor has the invoice number, issue and due dates, an address block for each party (a VAT number typed there can be checked in place), line items, the tax rate, totals, notes, and payment terms. Fill them in and download the PDF.
