Proforma invoice एक प्रारंभिक दस्तावेज़ होता है जो खरीदार को बिक्री पूरी होने से पहले भेजा जाता है। इसमें यह बताया जाता है कि कौन से सामान या सेवाएं दी जाएंगी, किस कीमत पर, और किन शर्तों पर। इसे एक औपचारिक कोटेशन समझें जो असली invoice जैसी दिखती है - इससे खरीदार को खरीद की मंज़ूरी देने, भुगतान की व्यवस्था करने, या customs clearance के लिए ज़रूरी सभी जानकारी मिल जाती है, बिना किसी वास्तविक वित्तीय दायित्व के। यह जानना कि इसमें क्या शामिल करें और कब इसे नियमित invoice की जगह भेजें, आपको भ्रम, देरी और compliance की परेशानियों से बचाता है।
विषय सूची
Proforma Invoice क्या होता है?
"Proforma" शब्द लैटिन भाषा से आया है जिसका अर्थ है "औपचारिकता के रूप में।" Proforma invoice दरअसल एक इरादे की घोषणा होती है - विक्रेता खरीदार को बताता है: "मैं आपको यह सामान, इस कीमत पर, इन शर्तों के साथ देने का इरादा रखता हूं।" यह दिखने में असली invoice जैसी ही होती है, लेकिन इसमें एक अहम फर्क है: यह भुगतान की मांग नहीं है और इसे आपकी बहीखातों में accounts receivable के रूप में दर्ज नहीं किया जाता।
Proforma invoice को अंतरराष्ट्रीय स्तर पर मान्यता प्राप्त है। विश्व सीमा शुल्क संगठन का संशोधित क्योटो कन्वेंशन इन्हें customs घोषणाओं के लिए स्वीकार्य सहायक दस्तावेज़ मानता है, यही कारण है कि अंतरराष्ट्रीय व्यापार में इनका इतना उपयोग होता है।
Proforma और Invoice में मुख्य अंतर
लोग अक्सर इन दोनों को एक समझ लेते हैं क्योंकि इनका layout एक जैसा होता है। लेकिन असल में ये इन बातों में अलग हैं:
| विशेषता | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
|---|---|---|
| कानूनी दायित्व | कोई नहीं - खरीदार मना कर सकता है | भुगतान की बाध्यकारी मांग |
| खातों में दर्ज होता है | नहीं | हां (accounts receivable में) |
| VAT / कर का व्यवहार | कर योग्य घटना नहीं | VAT देनदारी उत्पन्न करता है |
| Customs में उपयोग | शिपमेंट से पहले clearance के लिए स्वीकार्य | शिपमेंट के बाद आवश्यक |
| समय | सामान की डिलीवरी से पहले | डिलीवरी के बाद या बिक्री के समय |
| दस्तावेज़ का लेबल | "Proforma Invoice" या "Pro Forma Invoice" | "Invoice" |
Proforma Invoice Format: क्या-क्या शामिल करें
एक अच्छी तरह से तैयार proforma invoice template में commercial invoice जैसे सभी फील्ड होते हैं, बस अंतिम भुगतान शर्तें नहीं होतीं। यहां पूरी सूची दी गई है:
शीर्षक अनुभाग
- "Proforma Invoice" शब्द - सबसे ऊपर, स्पष्ट रूप से
- आपकी कंपनी का नाम, पता, फोन नंबर और ईमेल
- आपका VAT या कर पंजीकरण नंबर (यदि आपके देश में लागू हो)
- लोगो (वैकल्पिक, लेकिन पेशेवर छवि बनाता है)
खरीदार का विवरण
- खरीदार का पूरा कानूनी नाम या कंपनी का नाम
- बिलिंग पता
- शिपिंग/डिलीवरी पता (यदि अलग हो)
- खरीदार का VAT नंबर (EU के B2B लेनदेन के लिए आवश्यक)
- संपर्क व्यक्ति का नाम और ईमेल
दस्तावेज़ संदर्भ फील्ड
- Proforma invoice नंबर - अपने असली invoices से अलग नंबरिंग श्रृंखला रखें (जैसे PI-2024-001)
- जारी करने की तारीख
- वैधता तारीख - उद्धृत कीमत कितने समय तक मान्य है (आमतौर पर 15-30 दिन)
- खरीद आदेश नंबर (यदि खरीदार ने जारी किया हो)
लाइन आइटम
- प्रत्येक उत्पाद या सेवा का विवरण
- मात्रा
- प्रति इकाई मूल्य (और मुद्रा)
- प्रत्येक लाइन आइटम का कुल
कुल राशि और शुल्क
- उपकुल (Subtotal)
- लागू कर (VAT, GST, बिक्री कर) - अलग से दिखाएं, भले ही अभी तक लागू न हुए हों
- शिपिंग और हैंडलिंग लागत
- छूट (यदि कोई हो)
- कुल राशि (सहमत मुद्रा में)
नियम और शर्तें
- भुगतान शर्तें - जैसे "50% अग्रिम, शेष शिपमेंट से पहले"
- डिलीवरी का तरीका और अनुमानित समय
- कोटेशन की वैधता अवधि
- बैंक विवरण या भुगतान निर्देश (ताकि खरीदार मंज़ूरी मिलते ही तुरंत कार्रवाई कर सके)
Proforma Invoice कब भेजें
चार मुख्य परिस्थितियां हैं जहां proforma invoice भेजना सही रहता है:
-
अंतरराष्ट्रीय व्यापार और customs
- Customs अधिकारी अक्सर सामान की सीमा पार करने से पहले proforma invoice की मांग करते हैं, खासकर जब अंतिम commercial invoice अभी तैयार नहीं हुई हो। इससे आयातक आयात लाइसेंस के लिए आवेदन कर सकता है या letter of credit की व्यवस्था कर सकता है।
नोट: BlueInvoice freelancers और छोटे व्यवसायों के लिए proforma के सभी फील्ड कवर करता है। पूर्ण customs-compliant निर्यात दस्तावेज़ों के लिए, आपको समर्पित व्यापार सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होगी।
- अग्रिम भुगतान या जमा राशि मांगना - जब आपको उत्पादन शुरू करने या सामान भेजने से पहले खरीदार से 30-50% अग्रिम भुगतान चाहिए, तो proforma invoice इसके लिए मानक तरीका है। इससे खरीदार को आंतरिक रूप से भुगतान की मंज़ूरी देने के लिए एक औपचारिक दस्तावेज़ मिल जाता है।
- बड़े या जटिल ऑर्डर के लिए कोटेशन - सादे कोटेशन दस्तावेज़ की जगह, proforma invoice खरीदार को लागत, कर और शिपिंग की पूरी तस्वीर देता है - जो उनकी वित्त टीम को बजट मंज़ूरी के लिए चाहिए।
- नमूने या परीक्षण शिपमेंट - जब बिना तत्काल भुगतान के उत्पाद के नमूने भेजे जाते हैं, तो proforma invoice बिना वास्तविक invoice ऋण बनाए customs के लिए सामान का दस्तावेज़ीकरण करती है।
Freelancers और सेवा व्यवसायों के लिए, proforma invoice तब भी आम है जब किसी ग्राहक को किसी प्रोजेक्ट पर हस्ताक्षर करने से पहले आंतरिक बजट की मंज़ूरी की आवश्यकता होती है। प्रोजेक्ट के हर चरण में अपने बिलिंग दस्तावेज़ों को कैसे व्यवस्थित करें, इसके लिए यह freelancer की पेशेवर invoicing गाइड देखें।
Proforma Invoice का उदाहरण - हर फील्ड के साथ
यहां एक ठोस उदाहरण दिया गया है कि एक पूरी proforma invoice कैसी दिख सकती है - एक freelance वेब डिज़ाइनर द्वारा किसी SMB क्लाइंट को प्रोजेक्ट शुरू होने से पहले भेजी गई, जिसमें काम शुरू करने से पहले 50% जमा राशि मांगी गई है:
| फील्ड | उदाहरण मान |
|---|---|
| दस्तावेज़ शीर्षक | PROFORMA INVOICE |
| Proforma नंबर | PI-2024-047 |
| जारी करने की तारीख | 15 June 2024 |
| वैध तक | 15 July 2024 |
| विक्रेता | Nova Design Studio, Anna Kovacs, 8 Creative Lane, Amsterdam, 1012 AB, Netherlands - VAT: NL123456789B01 |
| खरीदार | Bloom Retail BV, Keizersgracht 200, 1016 DZ Amsterdam, Netherlands - VAT: NL987654321B01 |
| लाइन आइटम 1 | Website design and UX - discovery and wireframing phase x 1 @ €800.00 = €800.00 |
| लाइन आइटम 2 | Homepage and 5 inner pages - design and development x 1 @ €1,400.00 = €1,400.00 |
| उपकुल | €2,200.00 |
| VAT (21%) | €462.00 |
| कुल | €2,662.00 EUR |
| अभी देय जमा राशि (50%) | €1,331.00 |
| शेष राशि | €1,331.00 - प्रोजेक्ट पूरा होने पर देय |
| भुगतान निर्देश | Bank transfer to IBAN NL91ABNA0417164300 - reference PI-2024-047 |
ध्यान दें - अलग नंबरिंग श्रृंखला (PI- prefix), स्पष्ट वैधता तारीख, दोनों पक्षों के VAT नंबर, जमा राशि का स्पष्ट विभाजन, और भुगतान संदर्भ। ये विवरण ही proforma invoice को केवल एक नाम बदले कोटेशन की बजाय वास्तव में उपयोगी बनाते हैं।
यदि आपको एक तैयार शुरुआती बिंदु चाहिए, तो मुफ्त invoice templates देखें जिन्हें आप proforma उपयोग के लिए अनुकूलित कर सकते हैं - बस दस्तावेज़ का प्रकार बदलें और अपनी वैधता तारीख और Incoterms जोड़ें।
इन गलतियों से बचें
- असली invoices जैसी ही नंबर श्रृंखला का उपयोग करना - इससे लेखांकन में भ्रम होता है और कर अनुपालन की समस्याएं पैदा हो सकती हैं। PI नंबर अलग रखें।
- वैधता तारीख भूल जाना - इसके बिना, खरीदार छह महीने बाद भी उसी कीमत की उम्मीद लेकर आ सकता है। 15-30 दिन मानक है।
- अंतरराष्ट्रीय शिपमेंट में HS codes न डालना - Customs brokers को सामान को सही तरीके से वर्गीकृत करने के लिए इनकी ज़रूरत होती है। कोड न होने पर सीमा पर देरी होती है।
- इसे tax invoice मानना - Proforma invoice अधिकांश न्यायक्षेत्रों में VAT देनदारी उत्पन्न नहीं करती। इसे VAT रिटर्न में दाखिल न करें। EU VAT invoicing नियम स्पष्ट रूप से कहते हैं कि proforma, VAT invoice नहीं है।
- भुगतान निर्देश न देना - अग्रिम भुगतान के लिए proforma का पूरा उद्देश्य यही है कि खरीदार तुरंत कार्रवाई कर सके। अपने बैंक विवरण या भुगतान लिंक ज़रूर शामिल करें।
- असली invoice न भेजना - सामान की डिलीवरी या सेवा पूरी होने के बाद, आपको एक उचित commercial invoice जारी करनी होगी। Proforma उसकी जगह नहीं लेती।
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नहीं, proforma invoice किसी भी पक्ष के लिए कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं होती। यह इरादे की घोषणा है - विक्रेता बताता है कि वह क्या और किस कीमत पर देने का इरादा रखता है, लेकिन जब तक असली खरीद आदेश या अनुबंध की पुष्टि नहीं होती, तब तक न खरीदार को भुगतान करना है और न विक्रेता को डिलीवरी देनी है। हालांकि, इसमें दी गई कीमतें और शर्तें सटीक होनी चाहिए, क्योंकि खरीदार वित्तपोषण या आयात लाइसेंस की व्यवस्था के लिए इन पर भरोसा कर सकता है।
हां, और यह इसके सबसे आम उपयोगों में से एक है। कई व्यवसाय उत्पादन शुरू करने या सामान भेजने से पहले जमा राशि या अग्रिम भुगतान मांगने के लिए proforma invoice भेजते हैं। खरीदार इसका उपयोग आंतरिक रूप से भुगतान की मंज़ूरी देने और धनराशि हस्तांतरित करने के लिए करता है। एक बार भुगतान मिलने और सामान या सेवाएं देने के बाद, आप पूर्ण या शेष राशि के लिए एक उचित commercial invoice जारी करते हैं।
कोटेशन आमतौर पर एक सरल दस्तावेज़ होता है जो कीमतें और कार्यक्षेत्र बताता है। Proforma invoice इससे आगे जाती है - इसमें commercial invoice के सभी फील्ड होते हैं (खरीदार/विक्रेता का विवरण, मात्रा सहित लाइन आइटम, कर, शिपिंग, भुगतान शर्तें, और customs के लिए अक्सर HS codes भी)। अंतरराष्ट्रीय व्यापार में, customs अधिकारी proforma invoice स्वीकार करते हैं लेकिन सादा कोटेशन नहीं। घरेलू B2B बिक्री में भी, proforma invoice खरीदार की वित्त टीम को बजट मंज़ूरी के लिए अधिक पूर्ण जानकारी देती है।
आपको लागू VAT दर और अनुमानित राशि दिखानी चाहिए ताकि खरीदार को पूरी अपेक्षित लागत पता हो - लेकिन proforma invoice VAT देनदारी उत्पन्न नहीं करती। EU नियमों या अधिकांश अन्य कर ढांचों के तहत यह VAT invoice नहीं है। जब आप डिलीवरी के बाद अंतिम commercial invoice जारी करते हैं, तभी VAT रिपोर्ट करने योग्य बनता है। निर्यात शिपमेंट के लिए, VAT आमतौर पर शून्य-दर पर होता है, और आपको proforma पर इसका कारण स्पष्ट रूप से नोट करना चाहिए (जैसे "zero-rated export")।
इसके लिए कोई कानूनी न्यूनतम या अधिकतम सीमा नहीं है, लेकिन अधिकांश उद्योगों में 15 से 30 दिन मानक है। वैधता अवधि आपको सामग्री की कीमतों में उतार-चढ़ाव, मुद्रा विनिमय दर में बदलाव, या शिपिंग लागत में परिवर्तन से बचाती है। दस्तावेज़ पर वैधता तारीख हमेशा स्पष्ट रूप से लिखें - जैसे "यह proforma [तारीख] तक वैध है।" यदि खरीदार समाप्ति तारीख के बाद वापस आता है, तो आप अद्यतन कीमतों के साथ एक संशोधित proforma जारी करने के लिए स्वतंत्र हैं।
अंतरराष्ट्रीय शिपमेंट के लिए, हां - HS (Harmonized System) codes आवश्यक हैं। Customs अधिकारी इनका उपयोग सामान को वर्गीकृत करने, लागू शुल्क निर्धारित करने और आयात प्रतिबंधों की जांच करने के लिए करते हैं। HS codes के बिना, आपका शिपमेंट सीमा पर रोका जा सकता है जिससे देरी और अतिरिक्त लागत होती है। पूरी तरह घरेलू proforma invoices के लिए HS codes आवश्यक नहीं हैं, लेकिन यदि आपको पहले से पता है तो इन्हें शामिल करने में कोई नुकसान नहीं है।