形式发票（Proforma Invoice）是在交易正式完成之前发送给买方的预备性文件，用于说明将提供哪些商品或服务、价格是多少，以及适用的交易条款。你可以把它理解为一份"正式外观的报价单"——买方拿到它之后，可以用来审批采购、安排付款或办理清关手续，但此时双方尚未产生实际的财务义务。搞清楚形式发票应该包含哪些内容、以及什么时候该用它而不是普通发票，能帮你避免很多麻烦、延误和合规问题。
什么是形式发票？
"Proforma"一词源自拉丁语，意为"依照形式"。形式发票本质上是一种意向声明——卖方向买方表明："我计划以这个价格、按照这些条款向你出售以下商品或服务。"它的外观与正式发票几乎完全相同，但有一个关键区别：它不是付款要求，也不会作为应收账款记入账簿。
形式发票在国际上被广泛认可。 世界海关组织《经修订的京都公约》 认可其作为海关申报的有效支持文件，这也是它在国际贸易中被广泛使用的原因。
形式发票与正式发票的区别
很多人会把两者混淆，因为它们的格式几乎一样。以下是它们的实际区别：
| 对比项 | 形式发票 | 商业发票 |
|---|---|---|
| 法律约束力 | 无 - 买方可以拒绝 | 具有约束力的付款要求 |
| 是否入账 | 否 | 是（计入应收账款） |
| 增值税处理 | 不构成应税事件 | 触发增值税纳税义务 |
| 海关用途 | 可用于装运前清关 | 装运后必须提供 |
| 使用时间 | 货物交付之前 | 交付后或销售时 |
| 文件标题 | "形式发票"或"Proforma Invoice" | "发票"或"Invoice" |
形式发票格式：应包含哪些内容
一份结构完整的形式发票模板应涵盖与商业发票相同的所有字段，唯一的区别是付款条款尚未最终确定。以下是完整清单：
标题栏
- "形式发票"字样 - 醒目地显示在文件顶部
- 你的公司名称、地址、电话和邮箱
- 增值税或税务登记号（如适用）
- 公司Logo（可选，但能提升专业形象）
买方信息
- 买方的完整法定名称或公司名称
- 账单地址
- 收货/配送地址（如与账单地址不同）
- 买方增值税号（欧盟企业间（B2B）交易必填）
- 联系人姓名及邮箱
文件编号字段
- 形式发票编号 - 使用独立的编号序列，与正式发票区分（例如 PI-2024-001）
- 开具日期
- 有效期 - 报价的有效时间（通常为 15-30 天）
- 采购订单号 （如买方已提供）
明细条目
- 每项商品或服务的描述
- 数量
- 单价（及币种）
- 每行小计
费用汇总
- 小计金额
- 适用税款（增值税、GST、销售税）- 单独列示，即使尚未实际收取
- 运费及处理费
- 折扣（如有）
- 总金额（以约定币种计）
条款与条件
- 付款条款 - 例如"预付 50%，余款在发货前结清"
- 交货方式及预计交货周期
- 报价有效期
- 银行账户信息或付款说明（方便买方确认后立即付款）
什么时候使用形式发票
以下四种场景最适合发送形式发票：
-
国际贸易与清关
- 海关机构通常要求在货物实际过境之前提供形式发票，尤其是在正式商业发票尚未准备好的情况下。进口商可凭此申请进口许可证或安排信用证。
说明： BlueInvoice 涵盖了以下所有形式发票字段，适合自由职业者和小型企业使用。如需生成完整的符合海关要求的出口文件，则需要专业的贸易管理软件。
- 申请预付款或定金 - 当你需要买方在生产或发货前预付 30%-50% 的款项时，形式发票是标准的请款方式。买方可凭此文件在内部走审批流程并完成转账。
- 大额或复杂订单的报价 - 与普通报价单相比，形式发票能向买方呈现更完整的费用明细，包括税款和运费，这正是其财务团队进行预算审批所需要的信息。
- 样品或试运货物 - 在发送产品样品且暂时不要求付款的情况下，形式发票可为海关提供货物记录，同时不产生实际的发票债务。
对于自由职业者和服务型企业来说，当客户需要内部预算审批才能签署项目合同时，形式发票同样非常常见。更多关于如何在项目各阶段规范管理账单文件的内容，可以参考这篇 自由职业者开票指南 。
形式发票示例 - 逐字段说明
以下是一个完整的形式发票示例，场景为：一位自由网页设计师在项目启动前向中小企业客户发送形式发票，要求在开始工作前预付 50% 的定金。
| 字段 | 示例内容 |
|---|---|
| 文件标题 | PROFORMA INVOICE |
| 形式发票编号 | PI-2024-047 |
| 开具日期 | 2024年6月15日 |
| 有效期至 | 2024年7月15日 |
| 卖方 | Nova Design Studio，Anna Kovacs，8 Creative Lane，阿姆斯特丹，1012 AB，荷兰 - 增值税号：NL123456789B01 |
| 买方 | Bloom Retail BV，Keizersgracht 200，1016 DZ 阿姆斯特丹，荷兰 - 增值税号：NL987654321B01 |
| 明细条目 1 | 网站设计与用户体验 - 需求调研及线框图阶段 x 1 @ €800.00 = €800.00 |
| 明细条目 2 | 首页及5个内页 - 设计与开发 x 1 @ €1,400.00 = €1,400.00 |
| 小计 | €2,200.00 |
| 增值税（21%） | €462.00 |
| 总计 | €2,662.00 EUR |
| 当前应付定金（50%） | €1,331.00 |
| 尾款 | €1,331.00 - 项目完成后支付 |
| 付款说明 | 银行转账至 IBAN NL91ABNA0417164300 - 备注 PI-2024-047 |
注意这份示例中的几个关键细节：独立的编号序列（PI- 前缀）、明确的有效期、买卖双方的增值税号、清晰的定金拆分方式，以及付款参考编号。正是这些细节让形式发票真正发挥作用，而不仅仅是一份换了名字的报价单。
如果你需要一个现成的起点，可以参考 免费发票模板 ，在此基础上稍作调整即可用于形式发票——只需更改文件类型标题，并添加有效期和 Incoterms 即可。
常见错误及如何避免
- 与正式发票使用同一编号序列 - 这会导致财务混乱，并可能引发税务合规问题。形式发票编号（PI 系列）必须单独管理。
- 忘记注明有效期 - 如果没有有效期，买方可能在六个月后回来要求按原价成交。通常设定为 15-30 天。
- 国际货运中漏填 HS 编码 - 报关行需要 HS 编码来正确归类货物。缺少编码会导致货物在边境被扣押，造成延误。
- 将其作为增值税发票处理 - 在大多数税收管辖区，形式发票不触发增值税纳税义务，不能将其作为增值税发票申报或纳入增值税申报表。 欧盟增值税开票规则 明确指出，形式发票不属于增值税发票。
- 遗漏付款说明 - 形式发票用于请求预付款的核心价值在于让买方能够立即行动。务必附上你的银行账户信息或付款链接。
- 事后未补开正式发票 - 货物交付或服务完成后，必须开具正式的商业发票。形式发票不能替代它。
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不具有。形式发票对双方均无法律约束力，它只是一种意向声明——卖方说明计划提供的商品或服务及其价格，但买方没有付款义务，卖方在收到正式采购订单或合同确认之前也没有交货义务。不过，文件中列明的价格和条款应当准确，因为买方可能会据此安排融资或申请进口许可证。
可以，这也是它最常见的用途之一。许多企业在开始生产或发货之前，会通过形式发票向买方请求预付定金。买方凭此文件在内部完成付款审批并完成转账。收到款项并交付商品或服务后，再开具正式的商业发票，结算全款或尾款。
报价单通常是一份较为简单的文件，只列出价格和服务范围。形式发票则更为完整——它包含商业发票的所有字段，如买卖双方信息、带数量的明细条目、税款、运费、付款条款，以及用于海关申报的 HS 编码。在国际贸易中，海关接受形式发票，但不接受普通报价单。对于国内企业间（B2B）销售，形式发票也能为买方财务团队提供更完整的预算审批依据。
建议列明适用的增值税税率和预估金额，让买方了解全部预期费用——但形式发票本身不产生增值税纳税义务。根据欧盟规定及大多数其他税收框架，它不属于增值税发票。增值税的申报义务在交付后开具正式商业发票时才产生。对于出口货物，增值税通常适用零税率，建议在形式发票上注明原因（例如"零税率出口"）。
法律上没有规定最短或最长有效期，但大多数行业的惯例是 15 至 30 天。有效期的设定是为了保护你免受原材料价格波动、汇率变动或运费变化的影响。务必在文件上明确注明有效期，例如"本形式发票有效期至[日期]"。如果买方在有效期届满后才回复，你可以重新开具一份更新价格的形式发票。
对于国际货运，HS 编码（商品统一描述及编码系统编码）是必填项。海关机构依据 HS 编码对货物进行归类、确定适用关税并核查进口限制。如果缺少 HS 编码，货物可能在边境被扣押等待补充，造成延误和额外费用。对于纯国内的形式发票，HS 编码并非必填，但如果你已知晓相关编码，填上也无妨。