Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là một tài liệu sơ bộ được gửi cho người mua trước khi giao dịch chính thức hoàn tất, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp, mức giá và các điều khoản áp dụng. Hãy hình dung nó như một báo giá chính thức được trình bày theo định dạng hóa đơn thực sự - cung cấp đầy đủ thông tin để người mua phê duyệt đơn hàng, sắp xếp thanh toán hoặc làm thủ tục hải quan, mà chưa tạo ra bất kỳ nghĩa vụ tài chính nào. Nắm rõ những gì cần có trong tài liệu này (và khi nào nên dùng thay vì hóa đơn thông thường) sẽ giúp bạn tránh được nhầm lẫn, chậm trễ và các vấn đề tuân thủ pháp lý.
Mục lục
Hóa đơn chiếu lệ là gì?
Thuật ngữ "proforma" xuất phát từ tiếng Latin, có nghĩa là "theo hình thức." Hóa đơn chiếu lệ về bản chất là một tuyên bố về ý định giao dịch - người bán thông báo cho người mua: "Đây là hàng hóa/dịch vụ tôi dự định cung cấp cho bạn, với mức giá và điều khoản như sau." Tài liệu này trông gần như giống hệt một hóa đơn thực sự, nhưng có một điểm khác biệt quan trọng: nó không phải là yêu cầu thanh toán và không được ghi nhận vào khoản phải thu trong sổ sách kế toán của bạn.
Hóa đơn chiếu lệ được công nhận trên phạm vi quốc tế. Công ước Kyoto sửa đổi của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) công nhận đây là tài liệu hỗ trợ hợp lệ cho các tờ khai hải quan, đó là lý do tại sao loại tài liệu này rất phổ biến trong thương mại quốc tế.
Hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại - Điểm khác biệt chính
Nhiều người nhầm lẫn giữa hai loại vì chúng có cùng bố cục. Dưới đây là những điểm thực sự khác nhau:
| Đặc điểm | Hóa đơn chiếu lệ | Hóa đơn thương mại |
|---|---|---|
| Nghĩa vụ pháp lý | Không có - người mua có thể từ chối | Yêu cầu thanh toán ràng buộc |
| Ghi nhận vào sổ sách | Không | Có (khoản phải thu) |
| Xử lý VAT / thuế | Không phát sinh nghĩa vụ thuế | Phát sinh nghĩa vụ VAT |
| Sử dụng cho hải quan | Được chấp nhận để thông quan trước khi giao hàng | Bắt buộc sau khi giao hàng |
| Thời điểm phát hành | Trước khi giao hàng | Sau khi giao hàng hoặc tại thời điểm bán hàng |
| Nhãn tài liệu | "Proforma Invoice" hoặc "Pro Forma Invoice" | "Invoice" |
Định dạng hóa đơn chiếu lệ: Cần có những gì?
Một mẫu hóa đơn chiếu lệ được cấu trúc tốt bao gồm đầy đủ các trường thông tin như hóa đơn thương mại, trừ các điều khoản thanh toán chính thức. Dưới đây là danh sách đầy đủ:
Phần tiêu đề
- Dòng chữ "Proforma Invoice" - nổi bật, ở đầu tài liệu
- Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và email của bạn
- Mã số thuế VAT hoặc mã số thuế doanh nghiệp (nếu áp dụng tại quốc gia của bạn)
- Logo (tùy chọn nhưng tăng tính chuyên nghiệp)
Thông tin người mua
- Tên pháp lý đầy đủ hoặc tên công ty của người mua
- Địa chỉ thanh toán
- Địa chỉ giao hàng (nếu khác địa chỉ thanh toán)
- Mã số thuế VAT của người mua (bắt buộc đối với giao dịch B2B trong EU)
- Tên người liên hệ và email
Các trường tham chiếu tài liệu
- Số hóa đơn chiếu lệ - sử dụng dãy số riêng biệt, không trùng với hóa đơn thực (ví dụ: PI-2024-001)
- Ngày phát hành
- Ngày hết hiệu lực - thời gian mức giá báo có giá trị (thường từ 15-30 ngày)
- Số đơn đặt hàng (nếu người mua đã cấp)
Các dòng mục hàng
- Mô tả từng sản phẩm hoặc dịch vụ
- Số lượng
- Đơn giá (và đơn vị tiền tệ)
- Thành tiền mỗi dòng mục
Tổng cộng và các khoản phí
- Tạm tính (trước thuế)
- Thuế áp dụng (VAT, GST, thuế bán hàng) - hiển thị riêng dù chưa thực sự thu
- Chi phí vận chuyển và xử lý hàng hóa
- Chiết khấu (nếu có)
- Tổng cộng (theo đơn vị tiền tệ đã thỏa thuận)
Điều khoản và điều kiện
- Điều khoản thanh toán - ví dụ: "50% thanh toán trước, phần còn lại trước khi giao hàng"
- Phương thức giao hàng và thời gian dự kiến
- Thời hạn hiệu lực của báo giá
- Thông tin tài khoản ngân hàng hoặc hướng dẫn thanh toán (để người mua có thể hành động ngay sau khi phê duyệt)
Khi nào nên dùng hóa đơn chiếu lệ?
Có bốn tình huống chính mà hóa đơn chiếu lệ là tài liệu phù hợp để gửi:
-
Thương mại quốc tế và thủ tục hải quan
- Cơ quan hải quan thường yêu cầu hóa đơn chiếu lệ trước khi hàng hóa thực sự vượt qua biên giới, đặc biệt khi hóa đơn thương mại chính thức chưa sẵn sàng. Tài liệu này cho phép nhà nhập khẩu xin giấy phép nhập khẩu hoặc sắp xếp thư tín dụng (L/C).
Lưu ý: BlueInvoice hỗ trợ đầy đủ các trường thông tin của hóa đơn chiếu lệ dành cho freelancer và doanh nghiệp nhỏ. Đối với chứng từ xuất khẩu đáp ứng đầy đủ yêu cầu hải quan, bạn sẽ cần phần mềm thương mại chuyên dụng.
- Yêu cầu thanh toán trước hoặc đặt cọc - Khi bạn cần người mua thanh toán 30-50% trước khi bắt đầu sản xuất, hóa đơn chiếu lệ là cách thức chuẩn để gửi yêu cầu đó. Nó cung cấp cho người mua một tài liệu chính thức để phê duyệt thanh toán nội bộ và chuyển tiền.
- Báo giá cho đơn hàng lớn hoặc phức tạp - Thay vì một tài liệu báo giá đơn giản, hóa đơn chiếu lệ cung cấp cho người mua cái nhìn đầy đủ hơn về chi phí, thuế và phí vận chuyển - chính xác những gì bộ phận tài chính của họ cần để phê duyệt ngân sách.
- Hàng mẫu hoặc lô hàng thử nghiệm - Khi gửi hàng mẫu mà chưa yêu cầu thanh toán ngay, hóa đơn chiếu lệ ghi nhận hàng hóa cho mục đích hải quan mà không tạo ra khoản nợ hóa đơn thực sự.
Đối với freelancer và doanh nghiệp dịch vụ, hóa đơn chiếu lệ cũng phổ biến khi khách hàng cần phê duyệt ngân sách nội bộ trước khi chính thức ký kết dự án. Xem thêm hướng dẫn lập hóa đơn chuyên nghiệp cho freelancer để biết cách cấu trúc chứng từ thanh toán ở từng giai đoạn của dự án.
Ví dụ hóa đơn chiếu lệ - Từng trường thông tin
Dưới đây là ví dụ cụ thể về một hóa đơn chiếu lệ hoàn chỉnh, dành cho một freelance thiết kế web gửi cho khách hàng doanh nghiệp nhỏ trước khi khởi động dự án, yêu cầu đặt cọc 50% trước khi bắt đầu làm việc:
| Trường thông tin | Giá trị ví dụ |
|---|---|
| Tiêu đề tài liệu | PROFORMA INVOICE |
| Số hóa đơn chiếu lệ | PI-2024-047 |
| Ngày phát hành | 15 tháng 6 năm 2024 |
| Có hiệu lực đến | 15 tháng 7 năm 2024 |
| Người bán | Nova Design Studio, Anna Kovacs, 8 Creative Lane, Amsterdam, 1012 AB, Netherlands - VAT: NL123456789B01 |
| Người mua | Bloom Retail BV, Keizersgracht 200, 1016 DZ Amsterdam, Netherlands - VAT: NL987654321B01 |
| Dòng mục 1 | Thiết kế website và UX - giai đoạn khám phá và wireframing x 1 @ €800.00 = €800.00 |
| Dòng mục 2 | Trang chủ và 5 trang nội dung - thiết kế và phát triển x 1 @ €1,400.00 = €1,400.00 |
| Tạm tính | €2,200.00 |
| VAT (21%) | €462.00 |
| Tổng cộng | €2,662.00 EUR |
| Tiền đặt cọc ngay (50%) | €1,331.00 |
| Số tiền còn lại | €1,331.00 - thanh toán khi hoàn thành dự án |
| Hướng dẫn thanh toán | Chuyển khoản ngân hàng tới IBAN NL91ABNA0417164300 - mã tham chiếu PI-2024-047 |
Hãy chú ý đến dãy số riêng biệt (tiền tố PI-), ngày hết hiệu lực rõ ràng, mã số thuế VAT của cả hai bên, cách chia khoản đặt cọc minh bạch và mã tham chiếu thanh toán. Chính những chi tiết này tạo nên giá trị thực sự của hóa đơn chiếu lệ, thay vì chỉ là một báo giá được đổi tên.
Nếu bạn cần điểm khởi đầu sẵn sàng sử dụng, hãy xem qua các mẫu hóa đơn miễn phí - bạn có thể lấy làm nền tảng và điều chỉnh cho mục đích hóa đơn chiếu lệ, chỉ cần đổi nhãn loại tài liệu và thêm ngày hết hiệu lực cùng Incoterms.
Những lỗi thường gặp cần tránh
- Dùng chung dãy số với hóa đơn thực - Điều này gây nhầm lẫn trong kế toán và có thể tạo ra vấn đề tuân thủ thuế. Hãy giữ dãy số PI riêng biệt.
- Quên ghi ngày hết hiệu lực - Nếu không có, người mua có thể quay lại sau sáu tháng và yêu cầu mức giá cũ. Tiêu chuẩn thông thường là 15-30 ngày.
- Bỏ sót mã HS trên lô hàng quốc tế - Môi giới hải quan cần mã này để phân loại hàng hóa chính xác. Thiếu mã HS sẽ gây chậm trễ tại cửa khẩu.
- Coi đây là hóa đơn VAT - Hóa đơn chiếu lệ không phát sinh nghĩa vụ VAT ở hầu hết các quốc gia. Đừng khai báo nó như vậy hoặc đưa vào tờ khai VAT. Quy tắc xuất hóa đơn VAT của EU quy định rõ ràng rằng hóa đơn chiếu lệ không phải là hóa đơn VAT.
- Bỏ qua thông tin thanh toán - Mục đích chính của hóa đơn chiếu lệ trong trường hợp thanh toán trước là để người mua hành động ngay lập tức. Hãy luôn đính kèm thông tin tài khoản ngân hàng hoặc đường dẫn thanh toán.
- Không phát hành hóa đơn thực sau đó - Sau khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, bạn bắt buộc phải phát hành hóa đơn thương mại chính thức. Hóa đơn chiếu lệ không thay thế được hóa đơn đó.
Tạo hóa đơn chuyên nghiệp miễn phí - không cần đăng ký
Dùng công cụ tạo hóa đơn trực tuyến miễn phí của chúng tôi để tạo tài liệu thanh toán đúng định dạng ngay trên trình duyệt. Điền thông tin người bán và người mua, thêm các dòng mục hàng với số lượng và đơn giá, ghi điều khoản và thời hạn hiệu lực vào phần ghi chú, rồi tải xuống file PDF sạch ngay lập tức - không cần tạo tài khoản.
Tạo hóa đơn miễn phí của bạn →
Không, hóa đơn chiếu lệ không có giá trị ràng buộc pháp lý với bất kỳ bên nào. Đây là tuyên bố về ý định giao dịch - người bán nêu rõ những gì họ dự định cung cấp và ở mức giá nào, nhưng người mua không có nghĩa vụ thanh toán và người bán không có nghĩa vụ giao hàng cho đến khi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng thực sự được xác nhận. Tuy nhiên, giá cả và điều khoản nêu trong tài liệu phải chính xác, vì người mua có thể dựa vào đó để thu xếp tài chính hoặc xin giấy phép nhập khẩu.
Có, và đây là một trong những cách sử dụng phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp gửi hóa đơn chiếu lệ để yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán trước khi bắt đầu sản xuất hoặc giao hàng. Người mua dùng tài liệu này để phê duyệt thanh toán nội bộ và chuyển tiền. Sau khi nhận được tiền và giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, bạn phát hành hóa đơn thương mại chính thức cho toàn bộ hoặc phần còn lại của số tiền.
Báo giá thông thường thường là tài liệu đơn giản hơn, chỉ nêu giá cả và phạm vi công việc. Hóa đơn chiếu lệ đầy đủ hơn - bao gồm tất cả các trường của hóa đơn thương mại (thông tin người bán/người mua, dòng mục hàng với số lượng, thuế, phí vận chuyển, điều khoản thanh toán và thường cả mã HS cho hải quan). Trong thương mại quốc tế, cơ quan hải quan chấp nhận hóa đơn chiếu lệ nhưng không chấp nhận một báo giá cơ bản. Đối với giao dịch B2B trong nước, hóa đơn chiếu lệ cũng cung cấp cho bộ phận tài chính của người mua cái nhìn đầy đủ hơn để phê duyệt ngân sách.
Bạn nên hiển thị mức thuế suất VAT áp dụng và số tiền ước tính để người mua biết tổng chi phí dự kiến - nhưng hóa đơn chiếu lệ không tạo ra nghĩa vụ VAT. Đây không phải là hóa đơn VAT theo quy định của EU hoặc hầu hết các khung thuế khác. Chỉ khi bạn phát hành hóa đơn thương mại chính thức sau khi giao hàng, VAT mới trở thành khoản cần khai báo. Đối với lô hàng xuất khẩu, VAT thường được áp dụng mức 0%, và bạn nên ghi rõ điều đó trên hóa đơn chiếu lệ kèm lý do (ví dụ: "hàng xuất khẩu - thuế suất 0%").
Không có quy định tối thiểu hay tối đa về mặt pháp lý, nhưng 15 đến 30 ngày là tiêu chuẩn ở hầu hết các ngành. Thời hạn hiệu lực bảo vệ bạn khỏi biến động giá nguyên vật liệu, thay đổi tỷ giá hối đoái hoặc biến động chi phí vận chuyển. Luôn ghi rõ ngày hết hiệu lực trên tài liệu - ví dụ: "Hóa đơn chiếu lệ này có hiệu lực đến ngày [ngày]." Nếu người mua liên hệ sau khi hết hạn, bạn hoàn toàn có thể phát hành hóa đơn chiếu lệ mới với mức giá cập nhật.
Đối với lô hàng quốc tế, câu trả lời là có - mã HS (Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa) là bắt buộc. Cơ quan hải quan dùng mã này để phân loại hàng hóa, xác định mức thuế nhập khẩu áp dụng và kiểm tra các hạn chế nhập khẩu. Nếu thiếu mã HS, lô hàng của bạn có thể bị giữ lại tại cửa khẩu trong khi chờ xác định mã, gây chậm trễ và phát sinh chi phí thêm. Đối với hóa đơn chiếu lệ trong nước, mã HS không bắt buộc, nhưng việc thêm vào cũng không có hại gì nếu bạn đã biết.