Proforma fatura, bir satış tamamlanmadan önce alıcıya gönderilen ön nitelikli bir belgedir. Hangi ürün ya da hizmetlerin, hangi fiyattan ve hangi koşullarla sunulacağını net biçimde ortaya koyar. Bunu, gerçek bir faturaya benzer görünümlü resmi bir teklif olarak düşünebilirsin - alıcıya satın alma onayı vermek, ödeme ayarlamak ya da gümrük işlemlerini başlatmak için gereken her şeyi sunar; ancak henüz yasal bir ödeme yükümlülüğü doğurmaz. Neyi dahil etmen gerektiğini ve ne zaman normal fatura yerine proforma fatura göndermen gerektiğini bilmek; karışıklıkları, gecikmeleri ve uyum sorunlarını baştan önler.
İçindekiler
Proforma Fatura Nedir?
"Proforma" terimi Latinceden gelir ve "şekil gereği" anlamına taşır. Proforma fatura özünde bir niyet beyanıdır - satıcı alıcıya şunu söyler: "Sana bu fiyattan, bu koşullarla şunu satmayı planlıyorum." Görünüm olarak gerçek bir faturadan neredeyse hiç farkı yoktur; ancak kritik bir ayrımı vardır: ödeme talebi niteliği taşımaz ve muhasebe kayıtlarında alacak olarak yer almaz.
Proforma faturalar uluslararası alanda tanınan belgelerdir. Dünya Gümrük Örgütü'nün Revize Kyoto Sözleşmesi , proforma faturaları gümrük beyannameleri için geçerli destekleyici belgeler olarak kabul etmektedir. Bu nedenle uluslararası ticarette bu kadar yaygın kullanılmaktadır.
Proforma Fatura ile Ticari Fatura - Temel Farklar
İkisi aynı düzeni paylaştığı için sıkça karıştırılır. Gerçekte birbirinden şu noktalarda ayrılır:
| Özellik | Proforma Fatura | Ticari Fatura |
|---|---|---|
| Hukuki yükümlülük | Yok - alıcı reddedebilir | Bağlayıcı ödeme talebi |
| Muhasebe kaydı | Hayır | Evet (alacak hesabı) |
| KDV / vergi durumu | Vergiyi doğuran olay değil | KDV yükümlülüğünü başlatır |
| Gümrük kullanımı | Sevkiyat öncesi gümrükleme için kabul edilir | Sevkiyat sonrası zorunludur |
| Zamanlama | Mal tesliminden önce | Teslimat sonrası veya satış anında |
| Belge etiketi | "Proforma Fatura" veya "Pro Forma Invoice" | "Fatura" |
Proforma Fatura Formatı: Neler Dahil Edilmeli?
İyi yapılandırılmış bir proforma fatura şablonu, kesinleşmiş ödeme koşulları dışında ticari faturanın tüm alanlarını kapsar. İşte eksiksiz liste:
Başlık Bölümü
- "Proforma Fatura" ifadesi - sayfanın en üstünde, belirgin biçimde
- Şirket adı, adresi, telefonu ve e-postası
- KDV veya vergi kimlik numarası (ülkende geçerliyse)
- Logo (zorunlu değil ama profesyonel bir görünüm katar)
Alıcı Bilgileri
- Alıcının tam yasal adı veya şirket adı
- Fatura adresi
- Teslimat adresi (farklıysa)
- Alıcının KDV numarası (AB'de B2B işlemler için zorunlu)
- İletişim kişisi adı ve e-postası
Belge Referans Alanları
- Proforma fatura numarası - gerçek faturalarından ayrı bir numaralandırma serisi kullan (örn. PI-2024-001)
- Düzenleme tarihi
- Geçerlilik tarihi - teklif edilen fiyatın ne kadar süre geçerli olduğu (genellikle 15-30 gün)
- Satın alma sipariş numarası (alıcı tarafından düzenlendiyse)
Kalem Listesi
- Her ürün veya hizmetin açıklaması
- Miktar
- Birim fiyat (ve para birimi)
- Her kalem için toplam tutar
Toplam Tutarlar ve Masraflar
- Ara toplam
- Geçerli vergiler (KDV, GST, satış vergisi) - henüz tahsil edilmemiş olsa da ayrı ayrı göster
- Kargo ve taşıma maliyetleri
- İndirimler (varsa)
- Genel toplam (mutabık kalınan para biriminde)
Koşullar ve Şartlar
- Ödeme koşulları - örn. "Peşin %50, kalan tutar sevkiyat öncesi"
- Teslimat yöntemi ve tahmini süre
- Teklifin geçerlilik süresi
- Banka bilgileri veya ödeme talimatları (alıcı onay verir vermez harekete geçebilsin diye)
Proforma Fatura Ne Zaman Kullanılır?
Proforma faturanın doğru tercih olduğu dört temel senaryo vardır:
-
Uluslararası ticaret ve gümrük işlemleri
- Gümrük otoriteleri, özellikle kesin ticari fatura henüz hazır değilken, mallar sınırı geçmeden önce proforma fatura talep edebilir. İthalatçının ithalat lisansı başvurusu yapmasına veya akreditif düzenlemesine olanak tanır.
Not: BlueInvoice , serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için aşağıdaki proforma alanlarının tamamını karşılar. Gümrük uyumlu tam ihracat belgeleri için özel ticaret yazılımlarına ihtiyaç duyulabilir.
- Avans veya depozito talebi - Üretime ya da sevkiyata başlamadan önce alıcıdan %30-50 oranında ön ödeme almanız gerektiğinde proforma fatura, bu talebi iletmenin standart yoludur. Alıcıya ödemeyi kurum içinde onaylatmak için resmi bir belge sunar.
- Büyük veya karmaşık siparişler için teklif - Sade bir teklif belgesi yerine proforma fatura, alıcıya maliyetler, vergiler ve kargo hakkında çok daha kapsamlı bir tablo sunar; bu da finans ekibinin bütçe onayı için tam olarak ihtiyaç duyduğu bilgidir.
- Numune veya deneme sevkiyatları - Hemen ödeme beklenmeksizin ürün numunesi gönderirken proforma fatura, gerçek bir fatura borcu oluşturmadan malları gümrük için belgeler.
Serbest çalışanlar ve hizmet işletmeleri için de proforma fatura, müşterinin bir projeyi onaylamadan önce kurum içi bütçe onayına ihtiyaç duyduğu durumlarda sıkça kullanılır. Projenin her aşamasında fatura belgelerini nasıl yapılandıracağına dair daha fazla bilgi için şu kaynağa göz at: serbest çalışanlar için profesyonel faturalandırma rehberi .
Proforma Fatura Örneği - Alan Alan İnceleme
Aşağıda, proje başlangıcından önce bir KOBİ müşterisine proforma fatura gönderen ve çalışmaya başlamadan önce %50 depozito talep eden serbest web tasarımcısının doldurulmuş proforma faturasının nasıl görünebileceğine dair somut bir örnek yer almaktadır:
| Alan | Örnek Değer |
|---|---|
| Belge başlığı | PROFORMA INVOICE |
| Proforma numarası | PI-2024-047 |
| Düzenleme tarihi | 15 Haziran 2024 |
| Geçerlilik tarihi | 15 Temmuz 2024 |
| Satıcı | Nova Design Studio, Anna Kovacs, 8 Creative Lane, Amsterdam, 1012 AB, Netherlands - VAT: NL123456789B01 |
| Alıcı | Bloom Retail BV, Keizersgracht 200, 1016 DZ Amsterdam, Netherlands - VAT: NL987654321B01 |
| Kalem 1 | Web sitesi tasarımı ve UX - keşif ve wireframe aşaması x 1 @ €800,00 = €800,00 |
| Kalem 2 | Ana sayfa ve 5 iç sayfa - tasarım ve geliştirme x 1 @ €1.400,00 = €1.400,00 |
| Ara toplam | €2.200,00 |
| KDV (%21) | €462,00 |
| Genel toplam | €2.662,00 EUR |
| Şu an ödenecek depozito (%50) | €1.331,00 |
| Kalan tutar | €1.331,00 - proje tamamlandığında ödenecek |
| Ödeme talimatları | IBAN NL91ABNA0417164300 numaralı hesaba banka havalesi - referans PI-2024-047 |
Ayrı numaralandırma serisine (PI- öneki), açık geçerlilik tarihine, her iki tarafın KDV numarasına, net depozito bölümüne ve ödeme referansına dikkat et. Proforma faturayı yalnızca yeniden adlandırılmış bir tekliften ayıran ve gerçekten işe yarar hale getiren de tam olarak bu ayrıntılardır.
Kullanıma hazır bir başlangıç noktasına ihtiyaç duyuyorsan, ücretsiz fatura şablonları arasında gezinerek proforma kullanımına uyarlayabileceğin sağlam bir temel bulabilirsin - belge türünü yeniden etiketle, geçerlilik tarihini ve Incoterms bilgilerini ekle, hazır.
Sık Yapılan Hatalar
- Gerçek faturalarla aynı numara serisini kullanmak - Bu durum muhasebede karışıklığa yol açar ve vergi uyum sorunları doğurabilir. PI numaralarını ayrı tut.
- Geçerlilik tarihini unutmak - Geçerlilik tarihi olmadan alıcı altı ay sonra geri dönüp aynı fiyatı talep edebilir. Standart süre 15-30 gündür.
- Uluslararası sevkiyatlarda HS kodlarını atlamak - Gümrük komisyoncularının malları doğru sınıflandırması için bu kodlara ihtiyacı vardır. Eksik kodlar sınırda gecikmelere neden olur.
- Vergi faturası olarak değerlendirmek - Proforma fatura, çoğu ülkede KDV yükümlülüğü doğurmaz. Vergi faturası olarak dosyalama ya da KDV beyannamesine dahil etme. AB KDV faturalandırma kuralları , proformanın KDV faturası olmadığını açıkça belirtmektedir.
- Ödeme talimatlarını atlamak - Avans ödemesi için proforma fatura göndermenin asıl amacı, alıcının hemen harekete geçmesini sağlamaktır. Banka bilgilerini veya ödeme bağlantısını mutlaka ekle.
- Gerçek fatura göndermemek - Mallar teslim edildikten veya hizmet tamamlandıktan sonra mutlaka resmi bir ticari fatura düzenlemelisin. Proforma fatura onun yerini tutmaz.
Ücretsiz Profesyonel Fatura Oluştur - Kayıt Gerekmez
Ücretsiz çevrimiçi fatura oluşturucumuzu kullanarak tarayıcında doğru formatlı bir fatura belgesi oluşturabilirsin. Satıcı ve alıcı bilgilerini gir, miktar ve birim fiyatlarıyla kalem listeni ekle, koşullarını ve geçerlilik süresini notlar bölümüne ekle ve temiz bir PDF'i anında indir - hesap açmana gerek yok.
Ücretsiz Faturanı Oluştur →
Hayır, proforma fatura hiçbir taraf için yasal olarak bağlayıcı değildir. Bir niyet beyanıdır; satıcı ne sunmayı planladığını ve hangi fiyattan sunacağını belirtir, ancak gerçek bir satın alma siparişi veya sözleşme onaylanana kadar alıcının ödeme yükümlülüğü, satıcının da teslimat yükümlülüğü yoktur. Bununla birlikte, belirtilen fiyatlar ve koşullar doğru olmalıdır; çünkü alıcı finansman düzenlemesi veya ithalat lisansı başvurusu için bu bilgilere güvenebilir.
Evet, ve bu en yaygın kullanım amaçlarından biridir. Pek çok işletme, üretime başlamadan veya mal göndermeden önce depozito ya da avans talep etmek için proforma fatura gönderir. Alıcı bunu kurum içinde ödemeyi onaylamak ve havaleyi gerçekleştirmek için kullanır. Ödemeyi aldıktan ve mal ya da hizmeti teslim ettikten sonra kalan veya tam tutar için resmi bir ticari fatura düzenlemelisin.
Teklif genellikle fiyatları ve kapsamı özetleyen daha sade bir belgedir. Proforma fatura ise daha ileri gider; ticari faturanın tüm alanlarını kapsar: alıcı/satıcı bilgileri, miktarlı kalem listesi, vergiler, kargo, ödeme koşulları ve gümrük için çoğunlukla HS kodları. Uluslararası ticarette gümrük otoriteleri proforma faturayı kabul eder; ancak basit bir teklifi kabul etmez. Yurt içi B2B satışlarında da proforma fatura, alıcının finans ekibine bütçe onayı için çok daha kapsamlı bir tablo sunar.
Alıcının toplam beklenen maliyeti görebilmesi için geçerli KDV oranını ve tahmini tutarı göstermelisin; ancak proforma fatura KDV yükümlülüğü doğurmaz. AB kuralları ve çoğu vergi mevzuatı kapsamında KDV faturası sayılmaz. Teslimat sonrasında kesin ticari faturayı düzenlediğinde KDV beyan edilebilir hale gelir. İhracat sevkiyatlarında KDV genellikle sıfır oranlıdır; bunu proforma faturada gerekçesiyle birlikte açıkça belirtmelisin (örn. "sıfır oranlı ihracat").
Yasal bir asgari veya azami süre yoktur; ancak çoğu sektörde standart 15-30 gündür. Geçerlilik süresi, seni hammadde fiyat dalgalanmalarına, döviz kuru değişimlerine veya kargo maliyetlerindeki artışlara karşı korur. Geçerlilik tarihini belgede her zaman açıkça belirt; örneğin "Bu proforma [tarih] tarihine kadar geçerlidir." Alıcı süresi dolduktan sonra geri dönerse güncel fiyatlarla yeni bir proforma fatura düzenleyebilirsin.
Uluslararası sevkiyatlar için evet - HS (Harmonize Sistem) kodları zorunludur. Gümrük otoriteleri bu kodları malları sınıflandırmak, uygulanacak vergileri belirlemek ve ithalat kısıtlamalarını kontrol etmek için kullanır. HS kodları eksikse sevkiyatın kodlar tespit edilene kadar sınırda bekletilebilir; bu da gecikmelere ve ek maliyetlere yol açar. Tamamen yurt içi proforma faturalarda HS kodları zorunlu değildir; ancak zaten biliyorsan eklemek bir sakınca oluşturmaz.