ใบแจ้งราคาล่วงหน้า (Proforma Invoice) คือเอกสารเบื้องต้นที่ผู้ขายส่งให้ผู้ซื้อก่อนที่การซื้อขายจะเสร็จสมบูรณ์ โดยระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่จะจัดส่ง ราคา และเงื่อนไขต่างๆ ให้ครบถ้วน ลองนึกภาพว่ามันคือใบเสนอราคาที่จัดรูปแบบให้ดูเหมือนใบแจ้งหนี้จริงๆ ผู้ซื้อได้รับข้อมูลครบพอที่จะอนุมัติการสั่งซื้อ จัดการชำระเงิน หรือดำเนินพิธีการศุลกากร โดยยังไม่มีภาระผูกพันทางการเงินใดๆ เกิดขึ้น การรู้ว่าต้องใส่ข้อมูลอะไรบ้าง และควรส่งเมื่อไหร่แทนใบแจ้งหนี้ปกติ จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสับสน ความล่าช้า และปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ครับ
สารบัญ
Proforma Invoice คืออะไร?
คำว่า "proforma" มาจากภาษาละติน แปลว่า "ตามรูปแบบ" Proforma Invoice โดยแก่นแท้แล้วคือการแสดงเจตนา ผู้ขายบอกกับผู้ซื้อว่า "นี่คือสิ่งที่ฉันวางแผนจะขายให้คุณ ในราคานี้ ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้" เอกสารนี้หน้าตาแทบเหมือนกับใบแจ้งหนี้จริงทุกประการ แต่มีความแตกต่างสำคัญข้อหนึ่ง คือมันไม่ใช่การเรียกเก็บเงิน และไม่ถูกบันทึกเป็นลูกหนี้การค้าในบัญชีของคุณ
Proforma Invoice ได้รับการยอมรับในระดับสากล อนุสัญญาเกียวโตฉบับปรับปรุงขององค์การศุลกากรโลก (WCO) ยอมรับให้ใช้เป็นเอกสารประกอบสำหรับการแจ้งพิธีการศุลกากร ซึ่งเป็นเหตุผลที่เอกสารนี้ถูกใช้อย่างแพร่หลายในการค้าระหว่างประเทศครับ
Proforma Invoice vs ใบแจ้งหนี้ - ความแตกต่างหลัก
หลายคนสับสนระหว่างสองเอกสารนี้เพราะใช้โครงสร้างเดียวกัน มาดูกันว่าแตกต่างกันตรงไหนบ้างครับ:
| คุณลักษณะ | Proforma Invoice | ใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ |
|---|---|---|
| ภาระผูกพันทางกฎหมาย | ไม่มี - ผู้ซื้อสามารถปฏิเสธได้ | เป็นการเรียกเก็บเงินที่มีผลผูกพัน |
| บันทึกในบัญชี | ไม่บันทึก | บันทึกเป็นลูกหนี้การค้า |
| การจัดการภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) | ไม่ถือเป็นเหตุการณ์ทางภาษี | ก่อให้เกิดภาระ VAT |
| การใช้งานด้านศุลกากร | ยอมรับสำหรับการผ่านพิธีการก่อนจัดส่ง | จำเป็นต้องใช้หลังจัดส่งสินค้า |
| ช่วงเวลาที่ใช้ | ก่อนส่งมอบสินค้า | หลังส่งมอบหรือ ณ จุดขาย |
| ชื่อที่ระบุบนเอกสาร | "Proforma Invoice" หรือ "Pro Forma Invoice" | "Invoice" |
รูปแบบ Proforma Invoice: ต้องใส่อะไรบ้าง
แม่แบบ Proforma Invoice ที่ดีจะครอบคลุมฟิลด์เดียวกับใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ทุกอย่าง ยกเว้นเงื่อนไขการชำระเงินที่ยังไม่ได้ตกลงกันสุดท้าย ดูรายการทั้งหมดได้ที่นี่ครับ:
ส่วนหัวเอกสาร
- คำว่า "Proforma Invoice" - ระบุให้เด่นชัดที่ด้านบนสุด
- ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมลของผู้ขาย
- เลขทะเบียน VAT หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามีในประเทศของคุณ)
- โลโก้ (ไม่บังคับ แต่ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ)
ข้อมูลผู้ซื้อ
- ชื่อบุคคลหรือชื่อบริษัทของผู้ซื้อตามกฎหมาย
- ที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้
- ที่อยู่จัดส่ง (ถ้าแตกต่างจากที่อยู่ออกใบแจ้งหนี้)
- เลขทะเบียน VAT ของผู้ซื้อ (จำเป็นสำหรับธุรกรรม B2B ในกลุ่มประเทศ EU)
- ชื่อผู้ติดต่อและอีเมล
ฟิลด์อ้างอิงเอกสาร
- เลขที่ Proforma Invoice - ใช้ลำดับเลขแยกจากใบแจ้งหนี้จริง (เช่น PI-2024-001)
- วันที่ออกเอกสาร
- วันหมดอายุ - ระยะเวลาที่ราคาที่เสนอยังมีผล (โดยทั่วไป 15-30 วัน)
- เลขที่ใบสั่งซื้อ (ถ้าผู้ซื้อออกให้)
รายการสินค้า/บริการ
- รายละเอียดของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ
- จำนวน
- ราคาต่อหน่วย (และสกุลเงิน)
- ยอดรวมต่อรายการ
ยอดรวมและค่าใช้จ่ายต่างๆ
- ยอดรวมก่อนภาษี
- ภาษีที่เกี่ยวข้อง (VAT, GST, ภาษีขาย) - แสดงแยกต่างหากแม้ว่ายังไม่ได้เรียกเก็บจริง
- ค่าขนส่งและค่าจัดการ
- ส่วนลด (ถ้ามี)
- ยอดรวมสุดท้าย (ในสกุลเงินที่ตกลงกัน)
ข้อกำหนดและเงื่อนไข
- เงื่อนไขการชำระเงิน - เช่น "50% ล่วงหน้า ส่วนที่เหลือก่อนจัดส่ง"
- วิธีการจัดส่งและระยะเวลาโดยประมาณ
- ระยะเวลาที่ราคาที่เสนอมีผล
- รายละเอียดบัญชีธนาคารหรือวิธีการชำระเงิน (เพื่อให้ผู้ซื้อดำเนินการได้ทันทีเมื่ออนุมัติ)
ควรใช้ Proforma Invoice เมื่อไหร่
มีสี่สถานการณ์หลักที่ Proforma Invoice คือเอกสารที่เหมาะสมที่สุดที่จะส่งครับ:
-
การค้าระหว่างประเทศและพิธีการศุลกากร
- หน่วยงานศุลกากรมักต้องการ Proforma Invoice ก่อนที่สินค้าจะข้ามพรมแดน โดยเฉพาะเมื่อใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ฉบับสุดท้ายยังไม่พร้อม เอกสารนี้ช่วยให้ผู้นำเข้าสามารถขอใบอนุญาตนำเข้าหรือจัดการ Letter of Credit ได้
หมายเหตุ: BlueInvoice รองรับฟิลด์ Proforma ทั้งหมดสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก สำหรับเอกสารส่งออกที่ต้องเป็นไปตามมาตรฐานศุลกากรอย่างครบถ้วน คุณอาจต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะด้านการค้าระหว่างประเทศครับ
- การขอชำระเงินล่วงหน้าหรือมัดจำ - เมื่อคุณต้องการให้ผู้ซื้อชำระเงิน 30-50% ล่วงหน้าก่อนเริ่มผลิต Proforma Invoice คือวิธีมาตรฐานในการขอเงินส่วนนี้ ผู้ซื้อจะใช้เอกสารนี้เพื่อขออนุมัติการชำระเงินภายในองค์กรและโอนเงินมาให้
- ใบเสนอราคาสำหรับออเดอร์ขนาดใหญ่หรือซับซ้อน - แทนที่จะส่งเอกสารใบเสนอราคาธรรมดา Proforma Invoice ให้ภาพรวมที่สมบูรณ์กว่าในด้านต้นทุน ภาษี และค่าขนส่ง ซึ่งตรงกับสิ่งที่ทีมการเงินของผู้ซื้อต้องการเพื่ออนุมัติงบประมาณ
- ตัวอย่างสินค้าหรือการจัดส่งทดลอง - เมื่อส่งตัวอย่างสินค้าโดยยังไม่คาดหวังการชำระเงิน Proforma Invoice ช่วยบันทึกรายละเอียดสินค้าสำหรับศุลกากรโดยไม่ก่อให้เกิดหนี้ตามใบแจ้งหนี้จริง
สำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจบริการ Proforma Invoice ยังเป็นที่นิยมใช้เมื่อลูกค้าต้องการอนุมัติงบประมาณภายในก่อนเซ็นสัญญาโปรเจกต์ ลองอ่าน คู่มือการออกใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์ เพิ่มเติมเพื่อดูวิธีจัดโครงสร้างเอกสารการเรียกเก็บเงินในแต่ละขั้นตอนของโปรเจกต์ครับ
ตัวอย่าง Proforma Invoice - ทีละฟิลด์
ดูตัวอย่างจริงว่า Proforma Invoice ที่กรอกข้อมูลครบแล้วหน้าตาเป็นอย่างไร กรณีนี้เป็นนักออกแบบเว็บไซต์ฟรีแลนซ์ส่ง Proforma ให้ลูกค้า SMB ก่อนเริ่มโปรเจกต์ พร้อมขอมัดจำ 50% ก่อนเริ่มงานครับ:
| ฟิลด์ | ตัวอย่างข้อมูล |
|---|---|
| ชื่อเอกสาร | PROFORMA INVOICE |
| เลขที่ Proforma | PI-2024-047 |
| วันที่ออกเอกสาร | 15 มิถุนายน 2024 |
| มีผลถึงวันที่ | 15 กรกฎาคม 2024 |
| ผู้ขาย | Nova Design Studio, Anna Kovacs, 8 Creative Lane, Amsterdam, 1012 AB, Netherlands - VAT: NL123456789B01 |
| ผู้ซื้อ | Bloom Retail BV, Keizersgracht 200, 1016 DZ Amsterdam, Netherlands - VAT: NL987654321B01 |
| รายการที่ 1 | Website design and UX - discovery and wireframing phase x 1 @ €800.00 = €800.00 |
| รายการที่ 2 | Homepage and 5 inner pages - design and development x 1 @ €1,400.00 = €1,400.00 |
| ยอดรวมก่อนภาษี | €2,200.00 |
| VAT (21%) | €462.00 |
| ยอดรวมทั้งหมด | €2,662.00 EUR |
| มัดจำที่ต้องชำระตอนนี้ (50%) | €1,331.00 |
| ยอดคงเหลือ | €1,331.00 - ชำระเมื่องานแล้วเสร็จ |
| วิธีการชำระเงิน | โอนเงินผ่านธนาคารไปยัง IBAN NL91ABNA0417164300 - อ้างอิง PI-2024-047 |
สังเกตว่ามีการใช้ลำดับเลขแยกต่างหาก (คำนำหน้า PI-) วันหมดอายุที่ระบุชัดเจน เลขทะเบียน VAT ของทั้งสองฝ่าย การแบ่งมัดจำที่ชัดเจน และรหัสอ้างอิงการชำระเงิน รายละเอียดเหล่านี้แหละที่ทำให้ Proforma Invoice มีประโยชน์จริงๆ ไม่ใช่แค่ใบเสนอราคาที่เปลี่ยนชื่อครับ
ถ้าต้องการจุดเริ่มต้นที่พร้อมใช้งาน ลองดู แม่แบบใบแจ้งหนี้ฟรี เพื่อนำมาปรับใช้เป็น Proforma Invoice ได้เลย แค่เปลี่ยนชื่อประเภทเอกสาร เพิ่มวันหมดอายุ และ Incoterms ก็พร้อมใช้งานครับ
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
- ใช้ลำดับเลขเดียวกับใบแจ้งหนี้จริง - ทำให้เกิดความสับสนทางบัญชีและอาจก่อปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎภาษี ควรแยกเลขที่ PI ออกต่างหากครับ
- ลืมระบุวันหมดอายุ - ถ้าไม่มีวันหมดอายุ ผู้ซื้ออาจกลับมาหกเดือนให้หลังแล้วคาดหวังราคาเดิม มาตรฐานทั่วไปคือ 15-30 วันครับ
- ไม่ใส่ HS code สำหรับการจัดส่งระหว่างประเทศ - โบรกเกอร์ศุลกากรต้องการรหัสเหล่านี้เพื่อจำแนกประเภทสินค้าอย่างถูกต้อง การขาด HS code ทำให้สินค้าถูกหน่วงที่ด่านและเสียเวลาครับ
- ปฏิบัติกับมันเหมือนใบกำกับภาษี - Proforma Invoice ไม่ก่อให้เกิดภาระ VAT ในเขตอำนาจส่วนใหญ่ อย่านำไปยื่นเป็นใบกำกับภาษีหรือรวมไว้ในการยื่น VAT กฎการออกใบแจ้งหนี้ VAT ของ EU ระบุชัดเจนว่า Proforma ไม่ใช่ใบกำกับภาษี VAT ครับ
- ไม่ใส่วิธีการชำระเงิน - จุดประสงค์หลักของ Proforma สำหรับการชำระเงินล่วงหน้าคือให้ผู้ซื้อดำเนินการได้ทันที ใส่รายละเอียดบัญชีธนาคารหรือลิงก์ชำระเงินให้ครบครับ
- ไม่ออกใบแจ้งหนี้จริงตามมา - เมื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการเสร็จแล้ว คุณต้องออกใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ที่ถูกต้อง Proforma ไม่สามารถใช้แทนได้ครับ
สร้าง Invoice แบบมืออาชีพได้ฟรี - ไม่ต้องสมัครสมาชิก
ใช้เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์ฟรีของเราเพื่อสร้างเอกสารการเรียกเก็บเงินที่จัดรูปแบบถูกต้องได้เลยในเบราว์เซอร์ กรอกข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ เพิ่มรายการสินค้าพร้อมจำนวนและราคา ใส่เงื่อนไขและระยะเวลาที่ใช้ได้ในช่องหมายเหตุ แล้วดาวน์โหลด PDF สวยๆ ได้ทันที - ไม่ต้องสร้างบัญชีครับ
สร้างใบแจ้งหนี้ฟรีของคุณ →
ไม่ครับ Proforma Invoice ไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายต่อทั้งสองฝ่าย มันคือการแสดงเจตนา ผู้ขายระบุว่าตนวางแผนจะเสนออะไรในราคาเท่าไหร่ แต่ผู้ซื้อไม่มีภาระผูกพันต้องชำระเงิน และผู้ขายก็ไม่มีภาระผูกพันต้องส่งมอบสินค้า จนกว่าจะมีการยืนยันใบสั่งซื้อหรือสัญญาจริงๆ อย่างไรก็ตาม ราคาและเงื่อนไขที่ระบุควรถูกต้อง เพราะผู้ซื้ออาจนำไปใช้เพื่อจัดการสินเชื่อหรือใบอนุญาตนำเข้าครับ
ได้ครับ และนี่คือหนึ่งในการใช้งานที่พบบ่อยที่สุด หลายธุรกิจส่ง Proforma Invoice เพื่อขอมัดจำหรือชำระเงินล่วงหน้าก่อนเริ่มผลิตหรือจัดส่งสินค้า ผู้ซื้อใช้เอกสารนี้เพื่อขออนุมัติการชำระเงินภายในองค์กรและโอนเงินมา เมื่อได้รับเงินและส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว จึงค่อยออกใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์จริงสำหรับยอดเต็มหรือยอดคงเหลือครับ
ใบเสนอราคาทั่วไปมักเป็นเอกสารที่เรียบง่ายกว่า ระบุแค่ราคาและขอบเขตงาน แต่ Proforma Invoice ละเอียดกว่ามาก มันรวมฟิลด์ทั้งหมดของใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ ทั้งข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ รายการสินค้าพร้อมจำนวน ภาษี ค่าขนส่ง เงื่อนไขการชำระเงิน และมักมี HS code สำหรับศุลกากรด้วย ในการค้าระหว่างประเทศ หน่วยงานศุลกากรยอมรับ Proforma Invoice แต่ไม่ยอมรับใบเสนอราคาธรรมดา สำหรับการขาย B2B ในประเทศ Proforma Invoice ยังให้ข้อมูลที่ครบถ้วนกว่าสำหรับทีมการเงินของผู้ซื้อในการอนุมัติงบประมาณครับ
ควรแสดงอัตรา VAT และยอดประมาณการไว้ เพื่อให้ผู้ซื้อทราบต้นทุนรวมที่คาดว่าจะต้องจ่าย แต่ Proforma Invoice ไม่ก่อให้เกิดภาระ VAT มันไม่ใช่ใบกำกับภาษี VAT ตามกฎ EU หรือกรอบภาษีส่วนใหญ่ VAT จะถือว่าต้องรายงานก็ต่อเมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์จริงหลังส่งมอบสินค้าแล้ว สำหรับการจัดส่งเพื่อส่งออก VAT มักเป็นอัตราศูนย์ และควรระบุเหตุผลให้ชัดเจนบน Proforma ด้วย เช่น "zero-rated export" ครับ
ไม่มีกำหนดขั้นต่ำหรือสูงสุดตามกฎหมาย แต่มาตรฐานในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่คือ 15-30 วัน ระยะเวลาที่มีผลนี้ช่วยปกป้องคุณจากความผันผวนของราคาวัตถุดิบ อัตราแลกเปลี่ยน หรือค่าขนส่งที่เปลี่ยนแปลง ควรระบุวันหมดอายุอย่างชัดเจนบนเอกสาร เช่น "Proforma นี้มีผลถึงวันที่ [วันที่]" ถ้าผู้ซื้อกลับมาหลังจากหมดอายุแล้ว คุณมีสิทธิ์ออก Proforma ฉบับใหม่พร้อมราคาที่อัปเดตได้เลยครับ
สำหรับการจัดส่งระหว่างประเทศ จำเป็นต้องมีครับ HS (Harmonized System) code เป็นสิ่งจำเป็นที่หน่วยงานศุลกากรใช้จำแนกประเภทสินค้า กำหนดอากรที่ต้องเสีย และตรวจสอบข้อจำกัดการนำเข้า ถ้าไม่มี HS code สินค้าอาจถูกหน่วงที่ด่านศุลกากรระหว่างรอการจำแนกประเภท ทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น สำหรับ Proforma Invoice ภายในประเทศล้วนๆ ไม่จำเป็นต้องใส่ HS code แต่ถ้าทราบอยู่แล้วก็ใส่ไว้ได้เลยครับ ไม่เสียหายอะไร