Счёт-проформа - это предварительный документ, который продавец отправляет покупателю до завершения сделки. В нём указывается, какие товары или услуги будут поставлены, по какой цене и на каких условиях. По сути, это официальное коммерческое предложение, оформленное как настоящий счёт: покупатель получает всё необходимое для согласования покупки, организации оплаты или прохождения таможенного оформления - без возникновения реального финансового обязательства. Понимание того, что должно входить в счёт-проформу и когда его использовать вместо обычного счёта, избавит тебя от путаницы, задержек и проблем с соответствием требованиям.
Содержание
Что такое счёт-проформа?
Термин "proforma" пришёл из латыни и означает "для формы" или "в установленном порядке". Счёт-проформа - это по сути декларация о намерениях: продавец сообщает покупателю, что именно планирует продать, по какой цене и на каких условиях. Внешне он почти не отличается от обычного счёта, но есть одно принципиальное отличие: он не является требованием об оплате и не отражается в бухгалтерском учёте как дебиторская задолженность.
Счета-проформы признаются на международном уровне. Пересмотренная Киотская конвенция Всемирной таможенной организации признаёт их допустимыми подтверждающими документами для таможенных деклараций - именно поэтому они так широко используются в международной торговле.
Счёт-проформа и коммерческий счёт - ключевые отличия
Многие путают эти два документа, потому что они похожи по структуре. Вот в чём реальная разница:
| Параметр | Счёт-проформа | Коммерческий счёт |
|---|---|---|
| Юридическое обязательство | Отсутствует - покупатель может отказаться | Обязательное требование об оплате |
| Отражение в учёте | Нет | Да (дебиторская задолженность) |
| НДС / налогообложение | Не является налогооблагаемым событием | Порождает обязательство по НДС |
| Использование на таможне | Принимается для оформления до отгрузки | Требуется после отгрузки |
| Момент выставления | До поставки товара | После поставки или в момент продажи |
| Название документа | "Счёт-проформа" или "Proforma Invoice" | "Счёт" или "Invoice" |
Что включить в счёт-проформу
Грамотно составленный счёт-проформа содержит те же поля, что и коммерческий счёт, за исключением окончательных условий оплаты. Вот полный список:
Шапка документа
- Слова "Счёт-проформа" - крупно, в верхней части документа
- Название компании, адрес, телефон и электронная почта
- Номер плательщика НДС или налоговый регистрационный номер (если применимо в твоей стране)
- Логотип (необязательно, но повышает профессиональный вид)
Данные покупателя
- Полное юридическое наименование покупателя или название компании
- Адрес для выставления счёта
- Адрес доставки (если отличается)
- Номер плательщика НДС покупателя (обязателен для B2B-сделок в ЕС)
- Контактное лицо и электронная почта
Реквизиты документа
- Номер счёта-проформы - используй отдельную нумерацию, отличную от обычных счетов (например, PI-2024-001)
- Дата выставления
- Срок действия - как долго действует указанная цена (обычно 15-30 дней)
- Номер заказа на закупку (если покупатель его выставил)
Позиции
- Описание каждого товара или услуги
- Количество
- Цена за единицу (и валюта)
- Сумма по каждой позиции
Итоги и сборы
- Сумма без налогов
- Применимые налоги (НДС, GST, налог с продаж) - указываются отдельно, даже если ещё не начислены
- Стоимость доставки и обработки
- Скидки (если есть)
- Итоговая сумма (в согласованной валюте)
Условия
- Условия оплаты - например, "50% предоплата, остаток до отгрузки"
- Способ доставки и ориентировочные сроки
- Срок действия предложения
- Банковские реквизиты или инструкции по оплате (чтобы покупатель мог действовать сразу после согласования)
Когда использовать счёт-проформу
Есть четыре основных ситуации, в которых счёт-проформа - это именно тот документ, который нужно отправить:
-
Международная торговля и таможня
- Таможенные органы нередко требуют счёт-проформу до физического пересечения товаром границы, особенно если окончательный коммерческий счёт ещё не готов. Это позволяет импортёру оформить лицензию на ввоз или организовать аккредитив.
Примечание: BlueInvoice охватывает все поля счёта-проформы для фрилансеров и малого бизнеса. Для полноценных экспортных документов, соответствующих таможенным требованиям, понадобится специализированное торговое программное обеспечение.
- Запрос авансового платежа или предоплаты - Если нужно, чтобы покупатель заплатил 30-50% до начала производства, счёт-проформа - стандартный способ это запросить. Покупатель получает официальный документ для внутреннего согласования платежа.
- Коммерческие предложения по крупным или сложным заказам - В отличие от обычного предложения, счёт-проформа даёт покупателю полную картину: стоимость, налоги, доставку - именно то, что нужно финансовому отделу для утверждения бюджета.
- Образцы или пробные отправления - При отправке образцов без немедленной оплаты счёт-проформа документирует товар для таможни, не создавая реального долгового обязательства.
Для фрилансеров и сервисных компаний счёт-проформа также широко используется, когда клиенту нужно внутреннее согласование бюджета до подписания договора. Подробнее о том, как структурировать платёжные документы на каждом этапе проекта, читай в руководстве фрилансера по профессиональному выставлению счетов .
Пример счёта-проформы - поле за полем
Вот конкретный пример заполненного счёта-проформы: фриланс-веб-дизайнер отправляет его клиенту - малому бизнесу - перед стартом проекта, запрашивая предоплату 50% до начала работ:
| Поле | Пример значения |
|---|---|
| Название документа | СЧЁТ-ПРОФОРМА |
| Номер счёта-проформы | PI-2024-047 |
| Дата выставления | 15 июня 2024 |
| Действителен до | 15 июля 2024 |
| Продавец | Nova Design Studio, Anna Kovacs, 8 Creative Lane, Amsterdam, 1012 AB, Netherlands - VAT: NL123456789B01 |
| Покупатель | Bloom Retail BV, Keizersgracht 200, 1016 DZ Amsterdam, Netherlands - VAT: NL987654321B01 |
| Позиция 1 | Дизайн сайта и UX - этап исследования и прототипирования x 1 @ €800.00 = €800.00 |
| Позиция 2 | Главная страница и 5 внутренних страниц - дизайн и разработка x 1 @ €1,400.00 = €1,400.00 |
| Сумма без налогов | €2,200.00 |
| НДС (21%) | €462.00 |
| Итого | €2,662.00 EUR |
| Предоплата сейчас (50%) | €1,331.00 |
| Остаток к оплате | €1,331.00 - оплачивается по завершении проекта |
| Инструкции по оплате | Банковский перевод на IBAN NL91ABNA0417164300 - назначение платежа PI-2024-047 |
Обрати внимание на отдельную нумерацию (префикс PI-), явно указанный срок действия, номера плательщика НДС обеих сторон, чёткое разделение предоплаты и остатка, а также назначение платежа. Именно эти детали делают счёт-проформу по-настоящему полезным документом, а не просто переименованным коммерческим предложением.
Если нужна готовая отправная точка, загляни в раздел бесплатных шаблонов счетов - там найдёшь хорошую базу, которую легко адаптировать под счёт-проформу: просто измени тип документа и добавь срок действия и Incoterms.
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Использование той же нумерации, что и для обычных счетов - Это создаёт путаницу в бухгалтерии и может привести к проблемам с налоговым учётом. Держи нумерацию PI отдельно.
- Отсутствие срока действия - Без него покупатель может вернуться через полгода и потребовать ту же цену. Стандарт - 15-30 дней.
- Отсутствие кодов HS при международных отправлениях - Таможенные брокеры используют их для правильной классификации товаров. Без кодов груз задержат на границе.
- Использование как налогового счёта - Счёт-проформа не создаёт обязательств по НДС в большинстве юрисдикций. Не включай его в налоговую отчётность. Правила выставления счетов по НДС ЕС прямо указывают, что счёт-проформа не является счётом-фактурой по НДС.
- Отсутствие инструкций по оплате - Весь смысл счёта-проформы для авансового платежа в том, чтобы покупатель мог действовать немедленно. Укажи банковские реквизиты или ссылку на оплату.
- Отсутствие финального коммерческого счёта - После поставки товара или завершения услуги необходимо выставить полноценный коммерческий счёт. Счёт-проформа его не заменяет.
Создавай профессиональные счета бесплатно - без регистрации
Используй наш бесплатный онлайн-генератор счетов, чтобы создать правильно оформленный платёжный документ прямо в браузере. Заполни данные продавца и покупателя, добавь позиции с количеством и ценами, укажи условия и срок действия в поле примечаний - и скачай чистый PDF мгновенно. Без регистрации.
Создать бесплатный счёт ->
Нет, счёт-проформа не является юридически обязывающим документом ни для одной из сторон. Это декларация о намерениях: продавец сообщает, что планирует предложить и по какой цене, но покупатель не обязан платить, а продавец не обязан поставлять товар до подтверждения реального заказа или договора. При этом указанные цены и условия должны быть точными - покупатель может опираться на них при организации финансирования или оформлении импортных лицензий.
Да, и это одно из самых распространённых применений. Многие компании отправляют счёт-проформу для запроса предоплаты или аванса до начала производства или отгрузки. Покупатель использует его для внутреннего согласования и перевода средств. После получения оплаты и поставки товара или услуги выставляется полноценный коммерческий счёт на полную сумму или остаток.
Коммерческое предложение - как правило, более простой документ с указанием цен и объёма работ. Счёт-проформа идёт дальше: он включает все поля коммерческого счёта (реквизиты покупателя и продавца, позиции с количеством, налоги, доставку, условия оплаты, а для международных отправлений - коды HS). В международной торговле таможня принимает счёт-проформу, но не простое коммерческое предложение. В B2B-продажах внутри страны счёт-проформа также даёт финансовому отделу покупателя более полную картину для согласования бюджета.
Ставку и расчётную сумму НДС стоит указывать, чтобы покупатель понимал полную ожидаемую стоимость - но счёт-проформа не создаёт обязательств по НДС. По правилам ЕС и большинства других налоговых систем он не является счётом-фактурой по НДС. НДС становится отчётным только после выставления финального коммерческого счёта по факту поставки. При экспортных отправлениях НДС, как правило, равен нулю - это нужно чётко указать в проформе с обоснованием (например, "нулевая ставка - экспорт").
Законодательно минимальный или максимальный срок не установлен, но в большинстве отраслей стандартом считается 15-30 дней. Срок действия защищает тебя от колебаний цен на материалы, изменений обменных курсов или стоимости доставки. Всегда явно указывай дату истечения срока - например: "Данная проформа действительна до [дата]". Если покупатель обращается после истечения срока, ты вправе выставить новую проформу с актуальными ценами.
Для международных отправлений - да, коды HS (Гармонизированной системы описания и кодирования товаров) обязательны. Таможенные органы используют их для классификации товаров, определения применимых пошлин и проверки ограничений на ввоз. Без кодов HS груз может быть задержан на границе до их установления, что влечёт задержки и дополнительные расходы. Для внутренних счетов-проформ коды HS не требуются, но если они у тебя уже есть - указывать их не помешает.