Faktura proforma to wstępny dokument wysyłany do kupującego przed finalizacją transakcji. Określa, jakie towary lub usługi zostaną dostarczone, po jakiej cenie i na jakich warunkach. Możesz myśleć o niej jak o formalnej ofercie, która wygląda jak prawdziwa faktura - daje kupującemu wszystko, czego potrzebuje, żeby zatwierdzić zakup, zorganizować płatność lub odprawić towar przez celę, nie tworząc jeszcze żadnego realnego zobowiązania finansowego. Wiedza o tym, co dokładnie powinna zawierać faktura proforma (i kiedy wysłać ją zamiast zwykłej faktury) pozwoli ci uniknąć nieporozumień, opóźnień i problemów z przepisami.
Spis treści
Czym jest faktura proforma?
Słowo "proforma" pochodzi z łaciny i oznacza "dla zachowania formy". Faktura proforma to w istocie deklaracja intencji - sprzedawca mówi kupującemu: "Oto co zamierzam ci sprzedać, po tej cenie i na tych warunkach." Wygląda niemal identycznie jak zwykła faktura, ale różni się jedną kluczową cechą: nie jest żądaniem zapłaty i nie jest księgowana jako należność w twoich rozliczeniach.
Faktury proforma są uznawane na całym świecie. Zrewidowana Konwencja z Kioto Światowej Organizacji Celnej uznaje je za dopuszczalne dokumenty pomocnicze przy odprawach celnych, dlatego są tak powszechnie stosowane w handlu międzynarodowym.
Faktura proforma a faktura - kluczowe różnice
Wiele osób myli te dwa dokumenty, bo mają podobny układ. Oto gdzie faktycznie się różnią:
| Cecha | Faktura proforma | Faktura handlowa |
|---|---|---|
| Zobowiązanie prawne | Brak - kupujący może odmówić | Wiążące żądanie zapłaty |
| Ujęcie w księgach | Nie | Tak (należności) |
| Rozliczenie VAT | Nie powoduje obowiązku podatkowego | Generuje zobowiązanie VAT |
| Zastosowanie celne | Akceptowana przy odprawie przed wysyłką | Wymagana po wysyłce |
| Moment wystawienia | Przed dostarczeniem towaru | Po dostawie lub w momencie sprzedaży |
| Oznaczenie dokumentu | "Faktura proforma" lub "Proforma Invoice" | "Faktura VAT" |
Co powinna zawierać faktura proforma?
Dobrze przygotowana faktura proforma zawiera te same pola co faktura handlowa, z wyjątkiem ostatecznych warunków płatności. Oto kompletna lista:
Nagłówek dokumentu
- Napis "Faktura proforma" - widoczny, na samej górze
- Nazwa firmy, adres, telefon i e-mail
- Numer VAT lub NIP (jeśli dotyczy)
- Logo (opcjonalne, ale dodaje profesjonalizmu)
Dane kupującego
- Pełna nazwa prawna lub firma kupującego
- Adres do faktury
- Adres dostawy (jeśli inny niż adres do faktury)
- Numer VAT kupującego (wymagany przy transakcjach B2B w UE)
- Imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz e-mail
Pola referencyjne dokumentu
- Numer faktury proforma - stosuj osobną serię numeracji, oddzieloną od zwykłych faktur (np. PI-2024-001)
- Data wystawienia
- Data ważności - jak długo podana cena jest wiążąca (zazwyczaj 15-30 dni)
- Numer zamówienia zakupu (jeśli kupujący je wystawił)
Pozycje na fakturze
- Opis każdego produktu lub usługi
- Ilość
- Cena jednostkowa (wraz z walutą)
- Wartość łączna dla każdej pozycji
Podsumowanie i opłaty
- Wartość netto
- Należne podatki (VAT, akcyza, podatek od sprzedaży) - wykazane osobno, nawet jeśli nie są jeszcze naliczone
- Koszty wysyłki i obsługi
- Rabaty (jeśli dotyczą)
- Kwota łączna (w uzgodnionej walucie)
Warunki i postanowienia
- Warunki płatności - np. "50% zaliczki, pozostała kwota przed wysyłką"
- Sposób dostawy i szacowany czas realizacji
- Okres ważności oferty
- Dane bankowe lub instrukcje płatności (żeby kupujący mógł działać od razu po zatwierdzeniu)
Kiedy wystawić fakturę proforma?
Istnieją cztery główne sytuacje, w których faktura proforma jest właściwym dokumentem do wysłania:
-
Handel międzynarodowy i odprawa celna
- Organy celne często wymagają faktury proforma zanim towar fizycznie przekroczy granicę, zwłaszcza gdy ostateczna faktura handlowa nie jest jeszcze gotowa. Pozwala importerowi ubiegać się o licencje importowe lub zorganizować akredytywę.
Uwaga: BlueInvoice obsługuje wszystkie pola faktury proforma opisane poniżej, przeznaczone dla freelancerów i małych firm. Do pełnej obsługi dokumentów eksportowych zgodnych z wymogami celnymi potrzebujesz dedykowanego oprogramowania handlowego.
- Żądanie zaliczki lub przedpłaty - Gdy potrzebujesz, żeby kupujący zapłacił 30-50% z góry przed rozpoczęciem produkcji, faktura proforma to standardowy sposób na zgłoszenie takiego żądania. Daje kupującemu formalny dokument do wewnętrznej autoryzacji płatności.
- Wyceny dla dużych lub złożonych zamówień - Zamiast zwykłego dokumentu ofertowego, faktura proforma daje kupującemu pełniejszy obraz kosztów, podatków i wysyłki - dokładnie tego, czego potrzebuje dział finansowy do zatwierdzenia budżetu.
- Próbki lub przesyłki testowe - Przy wysyłaniu próbek produktów bez oczekiwania natychmiastowej płatności, faktura proforma dokumentuje towar dla celów celnych bez tworzenia rzeczywistego długu z faktury.
Dla freelancerów i firm usługowych faktury proforma są też powszechne, gdy klient potrzebuje wewnętrznej akceptacji budżetu przed zatwierdzeniem projektu. Sprawdź ten przewodnik po fakturowaniu dla freelancerów , aby dowiedzieć się więcej o tym, jak strukturyzować dokumenty rozliczeniowe na każdym etapie projektu.
Przykład faktury proforma - pole po polu
Oto konkretny przykład tego, jak może wyglądać wypełniona faktura proforma wystawiona przez freelancera projektanta stron internetowych dla klienta z sektora MŚP przed rozpoczęciem projektu, z prośbą o 50% zaliczki przed przystąpieniem do pracy:
| Pole | Przykładowa wartość |
|---|---|
| Tytuł dokumentu | FAKTURA PROFORMA |
| Numer proformy | PI-2024-047 |
| Data wystawienia | 15 czerwca 2024 |
| Ważna do | 15 lipca 2024 |
| Sprzedawca | Nova Design Studio, Anna Kovacs, 8 Creative Lane, Amsterdam, 1012 AB, Holandia - VAT: NL123456789B01 |
| Kupujący | Bloom Retail BV, Keizersgracht 200, 1016 DZ Amsterdam, Holandia - VAT: NL987654321B01 |
| Pozycja 1 | Projekt strony internetowej i UX - faza odkrycia i tworzenia szkieletów x 1 @ €800,00 = €800,00 |
| Pozycja 2 | Strona główna i 5 podstron - projekt i wdrożenie x 1 @ €1.400,00 = €1.400,00 |
| Wartość netto | €2.200,00 |
| VAT (21%) | €462,00 |
| Łącznie do zapłaty | €2.662,00 EUR |
| Zaliczka teraz (50%) | €1.331,00 |
| Pozostała kwota | €1.331,00 - płatne po zakończeniu projektu |
| Instrukcje płatności | Przelew na IBAN NL91ABNA0417164300 - tytuł przelewu PI-2024-047 |
Zwróć uwagę na osobną serię numeracji (prefiks PI-), wyraźną datę ważności, numery VAT obu stron, przejrzysty podział na zaliczkę i pozostałą kwotę oraz tytuł przelewu. To właśnie te szczegóły sprawiają, że faktura proforma jest naprawdę użyteczna, a nie tylko przemianowaną ofertą.
Jeśli potrzebujesz gotowego punktu wyjścia, przejrzyj darmowe szablony faktur - to dobra baza do dostosowania na potrzeby faktury proforma. Wystarczy zmienić typ dokumentu, dodać datę ważności i Incoterms.
Najczęstsze błędy, których warto unikać
- Używanie tej samej serii numeracji co zwykłe faktury - Powoduje zamieszanie w księgowości i może prowadzić do problemów z rozliczeniami podatkowymi. Numery proform trzymaj osobno.
- Brak daty ważności - Bez niej kupujący może wrócić po sześciu miesiącach i oczekiwać tej samej ceny. Standardem jest 15-30 dni.
- Pominięcie kodów HS przy wysyłkach międzynarodowych - Agenci celni potrzebują ich do prawidłowej klasyfikacji towarów. Brak kodów powoduje opóźnienia na granicy.
- Traktowanie jej jak faktury VAT - Faktura proforma nie generuje zobowiązania VAT w większości jurysdykcji. Nie ujmuj jej w ewidencji VAT ani nie uwzględniaj w deklaracji VAT. Przepisy UE dotyczące fakturowania VAT wyraźnie wskazują, że proforma nie jest fakturą VAT.
- Brak danych do płatności - Cały sens faktury proforma przy przedpłacie polega na tym, żeby kupujący mógł działać od razu. Podaj dane bankowe lub link do płatności.
- Niewystawienie właściwej faktury po realizacji - Po dostarczeniu towaru lub zakończeniu usługi musisz wystawić właściwą fakturę handlową. Proforma jej nie zastępuje.
Twórz profesjonalne faktury za darmo - bez rejestracji
Skorzystaj z naszego darmowego generatora faktur online, żeby stworzyć poprawnie sformatowany dokument rozliczeniowy bezpośrednio w przeglądarce. Uzupełnij dane sprzedawcy i kupującego, dodaj pozycje z ilościami i stawkami, wpisz warunki i okres ważności w polu uwag i pobierz gotowy PDF od razu - bez zakładania konta.
Utwórz darmową fakturę →
Nie, faktura proforma nie jest prawnie wiążąca dla żadnej ze stron. To deklaracja intencji - sprzedawca określa, co zamierza zaoferować i po jakiej cenie, ale kupujący nie ma obowiązku zapłaty, a sprzedawca nie ma obowiązku dostawy, dopóki nie zostanie potwierdzone rzeczywiste zamówienie zakupu lub umowa. Mimo to podane ceny i warunki powinny być rzetelne, bo kupujący może na ich podstawie organizować finansowanie lub licencje importowe.
Tak, i jest to jedno z jej najczęstszych zastosowań. Wiele firm wysyła fakturę proforma z prośbą o zaliczkę lub przedpłatę przed rozpoczęciem produkcji lub wysyłką towaru. Kupujący używa jej do wewnętrznej autoryzacji płatności i przelewu środków. Po otrzymaniu płatności i dostarczeniu towaru lub usługi wystawiasz właściwą fakturę handlową na pełną lub pozostałą kwotę.
Oferta cenowa to zazwyczaj prostszy dokument określający ceny i zakres prac. Faktura proforma idzie dalej - zawiera wszystkie pola faktury handlowej (dane sprzedawcy i kupującego, pozycje z ilościami, podatki, koszty wysyłki, warunki płatności, a często też kody HS dla celnych). W handlu międzynarodowym organy celne akceptują fakturę proforma, ale nie zaakceptują zwykłej oferty. Przy krajowych transakcjach B2B faktura proforma daje też działowi finansowemu kupującego pełniejszy obraz niezbędny do zatwierdzenia budżetu.
Powinieneś podać właściwą stawkę VAT i szacowaną kwotę, żeby kupujący znał pełny przewidywany koszt - jednak faktura proforma nie tworzy zobowiązania VAT. Nie jest fakturą VAT w rozumieniu przepisów unijnych ani większości innych systemów podatkowych. VAT staje się wymagalny dopiero po wystawieniu właściwej faktury handlowej po dostawie. W przypadku eksportu VAT jest zazwyczaj stawką zerową i powinieneś wyraźnie to zaznaczyć na proformie wraz z uzasadnieniem (np. "eksport - stawka 0%").
Nie ma ustawowego minimum ani maksimum, ale w większości branż standardem jest 15 do 30 dni. Okres ważności chroni cię przed wahaniami cen materiałów, zmianami kursów walut czy wzrostem kosztów wysyłki. Zawsze podawaj datę ważności wprost na dokumencie - na przykład: "Niniejsza proforma jest ważna do [data]." Jeśli kupujący zgłosi się po upływie terminu ważności, możesz wystawić zaktualizowaną proformę z nowymi cenami.
Przy wysyłkach międzynarodowych - tak. Kody HS (Zharmonizowany System Nazewnictwa) są niezbędne. Organy celne używają ich do klasyfikacji towarów, ustalenia należnych ceł i weryfikacji ograniczeń importowych. Bez kodów HS przesyłka może zostać zatrzymana na granicy do czasu ich ustalenia, co powoduje opóźnienia i dodatkowe koszty. Przy krajowych fakturach proforma kody HS nie są wymagane, ale ich podanie nie zaszkodzi, jeśli je znasz.