見積書とは少し違う「プロフォーマ請求書」をご存知でしょうか。プロフォーマ請求書（仮請求書）とは、取引が正式に確定する前に買い手へ送る事前書類のことです。提供する商品やサービスの内容、価格、取引条件をまとめたもので、見た目は通常の請求書とほぼ同じですが、決定的な違いがあります。それは、支払い義務が発生しない点です。買い手が社内で購入承認を取ったり、支払いの手配をしたり、通関手続きを進めたりするために使われます。どのような項目を記載すべきか、またいつ通常の請求書の代わりに使うべきかを正しく理解しておくと、トラブルや遅延、コンプライアンス上の問題を未然に防ぐことができます。
目次
プロフォーマ請求書とは？
「プロフォーマ（proforma）」はラテン語で「形式上」を意味します。プロフォーマ請求書は、売り手が買い手に対して「この価格・この条件でこの商品を提供する予定です」と伝えるための意思表示書類です。外見は通常の請求書とほぼ同じですが、決定的な違いがひとつあります。それは、支払いを求める法的効力を持たず、売掛金として帳簿に記録されない点です。
プロフォーマ請求書は国際的にも広く認められています。 世界税関機構（WCO）の改訂京都規約 では、税関申告の補助書類として認められており、これが国際貿易でプロフォーマ請求書が広く使われる理由のひとつです。
プロフォーマ請求書と通常の請求書の違い
レイアウトが似ているため混同されがちですが、両者には明確な違いがあります。以下の比較表をご覧ください。
| 項目 | プロフォーマ請求書 | 商業請求書 |
|---|---|---|
| 法的拘束力 | なし - 買い手は断ることができる | 支払いを求める法的効力あり |
| 帳簿への記録 | 記録しない | 売掛金として記録する |
| 消費税・VAT の扱い | 課税対象にならない | VAT 課税が発生する |
| 通関での利用 | 出荷前の通関手続きで使用可 | 出荷後に必要 |
| 発行タイミング | 商品の納品前 | 納品後または販売時点 |
| 書類の表題 | 「Proforma Invoice」または「Pro Forma Invoice」 | 「Invoice」 |
プロフォーマ請求書の書き方と記載項目
適切なプロフォーマ請求書のテンプレートは、商業請求書とほぼ同じ項目をカバーします。ただし、確定した支払い条件は含みません。以下が記載すべき項目の完全なリストです。
ヘッダー部分
- 「Proforma Invoice」の文字を書類の最上部に目立つよう記載する
- 自社の会社名、住所、電話番号、メールアドレス
- VAT 登録番号または税務登録番号（該当する国の場合）
- ロゴ（任意だが、プロフェッショナルな印象を与える）
買い手の情報
- 買い手の正式な氏名または会社名
- 請求先住所
- 配送先住所（請求先と異なる場合）
- 買い手の VAT 番号（EU での企業間取引に必要）
- 担当者名とメールアドレス
書類の参照番号
- プロフォーマ請求書番号 - 通常の請求書とは別の番号体系を使用すること（例：PI-2024-001）
- 発行日
- 有効期限 - 見積価格が有効な期間（通常15日から30日）
- 発注書番号 （買い手から発行された場合）
明細行
- 各商品またはサービスの説明
- 数量
- 単価（および通貨）
- 各明細行の合計金額
合計金額と諸費用
- 小計
- 適用される税金（VAT、GST、消費税など）- まだ請求されていない場合でも個別に表示する
- 送料および手数料
- 割引（ある場合）
- 合計金額（合意された通貨で表示）
取引条件
- 支払い条件 - 例：「前払い50%、残額は出荷前」
- 配送方法と納期の目安
- 見積もりの有効期間
- 銀行口座情報または支払い方法（買い手が承認後すぐに行動できるよう記載する）
プロフォーマ請求書を使うべき場面
プロフォーマ請求書を使うべき主なシナリオは4つあります。
-
国際貿易と通関手続き
- 税関当局は、商品が国境を越える前に、特に最終的な商業請求書がまだ準備できていない段階でプロフォーマ請求書を求めることがあります。輸入者が輸入許可証の申請や信用状の手配を行うためにも使われます。
ご注意： BlueInvoice では、フリーランサーや中小企業向けに以下のプロフォーマ請求書の項目をすべてカバーしています。完全な通関対応の輸出書類が必要な場合は、専用の貿易管理ソフトウェアをご利用ください。
- 前払いや手付金の請求 - 製造や出荷を開始する前に買い手から30%から50%の前払いを受け取りたい場合、プロフォーマ請求書が標準的な方法です。買い手が社内で支払いを承認するための正式な書類として機能します。
- 大型または複雑な注文への見積もり - 単純な見積書の代わりにプロフォーマ請求書を使うことで、費用・税金・送料を含む全体像を買い手に伝えられます。買い手の経理部門が予算承認を行う際に必要な情報がすべて揃います。
- サンプルや試験的な出荷 - 即時の支払いを求めない製品サンプルを送る場合、プロフォーマ請求書を使うことで、実際の請求書上の債務を発生させることなく通関のために商品を文書化できます。
フリーランサーやサービス業でも、クライアントがプロジェクトの承認前に社内の予算申請を行う必要がある場合にプロフォーマ請求書がよく使われます。請求書の各段階での構成方法については、 フリーランサー向け請求書ガイド も参考にしてください。
プロフォーマ請求書の記入例（項目別）
以下は、フリーランスのウェブデザイナーがプロジェクト開始前に中小企業のクライアントへ送るプロフォーマ請求書の具体的な例です。作業開始前に50%の手付金を請求する想定です。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 書類の表題 | PROFORMA INVOICE |
| プロフォーマ番号 | PI-2024-047 |
| 発行日 | 2024年6月15日 |
| 有効期限 | 2024年7月15日 |
| 売り手 | Nova Design Studio, Anna Kovacs, 8 Creative Lane, Amsterdam, 1012 AB, Netherlands - VAT: NL123456789B01 |
| 買い手 | Bloom Retail BV, Keizersgracht 200, 1016 DZ Amsterdam, Netherlands - VAT: NL987654321B01 |
| 明細行 1 | ウェブサイトデザインおよび UX - ディスカバリーとワイヤーフレーム制作フェーズ x 1 @ €800.00 = €800.00 |
| 明細行 2 | トップページおよび内部5ページ - デザインと開発 x 1 @ €1,400.00 = €1,400.00 |
| 小計 | €2,200.00 |
| VAT（21%） | €462.00 |
| 合計 | €2,662.00 EUR |
| 今回お支払い分（50%手付金） | €1,331.00 |
| 残金 | €1,331.00 - プロジェクト完了時にお支払い |
| 支払い方法 | 銀行振込 IBAN NL91ABNA0417164300 - 振込参照番号 PI-2024-047 |
別の番号体系（「PI-」プレフィックス）、明示された有効期限、売り手と買い手双方の VAT 番号、明確な手付金の分割、振込参照番号に注目してください。これらの詳細こそが、プロフォーマ請求書を単なる名称変更した見積書ではなく、実際に役立つ書類にしている要素です。
すぐに使えるベースが必要な場合は、 無料の請求書テンプレート を参考にしてください。プロフォーマ用に書類の種類を変更し、有効期限と Incoterms を追加するだけで活用できます。
よくあるミスと注意点
- 通常の請求書と同じ番号体系を使う - 経理上の混乱を招き、税務上のコンプライアンス問題が発生する可能性があります。プロフォーマ番号（PI 番号）は必ず別管理にしてください。
- 有効期限を記載しない - 記載がないと、半年後に同じ価格を求めて買い手が戻ってくる可能性があります。15日から30日が標準的です。
- 国際輸送で HS コードを省略する - 税関ブローカーが商品を正しく分類するために HS コードは必須です。コードが不足すると国境での通関が遅延します。
- 税務上の請求書として扱う - ほとんどの国でプロフォーマ請求書は VAT の課税対象になりません。VAT 申告書に含めたり、課税請求書として処理しないでください。 EU の VAT 請求書発行規則 では、プロフォーマ請求書は VAT 請求書ではないことが明確に定められています。
- 支払い方法を記載しない - 前払いのためにプロフォーマ請求書を使う目的は、買い手がすぐに行動できるようにすることです。銀行口座情報または支払いリンクを必ず記載してください。
- 正式な請求書を発行しない - 商品の納品またはサービスの完了後は、必ず正式な商業請求書を発行してください。プロフォーマ請求書はその代替にはなりません。
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無料のオンライン請求書作成ツールを使えば、ブラウザ上で正しいフォーマットの請求書をすぐに作成できます。売り手と買い手の情報を入力し、数量と単価を含む明細行を追加し、備考欄に取引条件と有効期間を記入するだけで、きれいな PDF をすぐにダウンロードできます。アカウント登録は不要です。
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いいえ、プロフォーマ請求書は双方にとって法的拘束力を持ちません。あくまで意思表示の書類であり、売り手が提供予定の内容と価格を示すものです。正式な発注書または契約が確定するまで、買い手に支払い義務はなく、売り手にも納品義務はありません。ただし、記載された価格や条件は正確である必要があります。買い手が融資手続きや輸入許可証の申請にこの書類を使用する場合があるためです。
はい、これはプロフォーマ請求書の最も一般的な使い方のひとつです。製造や出荷を開始する前に手付金や前払いを請求する際、多くの企業がプロフォーマ請求書を使用します。買い手はこれを社内で支払い承認を得るための書類として使い、送金します。支払いを受け取り、商品の納品またはサービスの提供が完了した後は、残額または全額に対して正式な商業請求書を発行してください。
見積書は通常、価格と作業範囲をまとめたシンプルな書類です。一方、プロフォーマ請求書はより詳細で、商業請求書と同じ項目（売り手・買い手の情報、数量付きの明細行、税金、送料、支払い条件、通関用の HS コードなど）をすべて含みます。国際貿易では、税関当局はプロフォーマ請求書を受け付けますが、単純な見積書は受け付けません。国内の企業間取引においても、プロフォーマ請求書は買い手の経理部門が予算承認を行う際に必要な情報をより完全な形で提供します。
買い手が最終的な費用を把握できるよう、適用される VAT 税率と予定金額を記載することをおすすめします。ただし、プロフォーマ請求書は VAT の課税義務を発生させません。EU のルールやその他多くの税制の下では、VAT 請求書とは見なされません。納品後に最終的な商業請求書を発行した時点で、VAT の申告義務が生じます。輸出取引の場合、VAT はゼロ税率となることが多く、その旨（例：「ゼロ税率輸出」）をプロフォーマ請求書に明記してください。
法律上の最短・最長期間は定められていませんが、多くの業界では15日から30日が標準的です。有効期間を設けることで、原材料の価格変動、為替レートの変動、送料の変更などから自社を守ることができます。書類には必ず有効期限を明記してください（例：「本プロフォーマ請求書は〇〇年〇〇月〇〇日まで有効です」）。有効期限を過ぎて買い手から連絡があった場合は、最新の価格を反映した新しいプロフォーマ請求書を発行することができます。
国際輸送の場合は必須です。HS（統一システム）コードは、税関当局が商品を分類し、適用される関税を決定し、輸入規制を確認するために使用します。HS コードがないと、コードが確定するまで通関で足止めされ、遅延や追加コストが発生する可能性があります。国内向けのプロフォーマ請求書の場合、HS コードは必須ではありませんが、すでに把握している場合は記載しておいても問題ありません。