Format proforma invoice adalah dokumen awal yang dikirim ke pembeli sebelum transaksi resmi terjadi, berisi rincian barang atau jasa yang akan diberikan, harga, dan syarat-syaratnya. Anggap saja seperti penawaran harga formal yang tampilannya mirip invoice sungguhan - pembeli mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan untuk menyetujui pembelian, mengatur pembayaran, atau mengurus bea cukai, tanpa menciptakan kewajiban keuangan yang mengikat. Memahami apa saja yang harus ada di dalamnya (dan kapan harus menggunakannya dibanding invoice biasa) bisa menghindarkan kamu dari kebingungan, keterlambatan, dan masalah kepatuhan.
Daftar Isi
Apa Itu Proforma Invoice?
Kata "proforma" berasal dari bahasa Latin yang berarti "sebagai formalitas." Proforma invoice pada dasarnya adalah pernyataan niat - penjual memberi tahu pembeli: "Ini yang akan saya jual kepada kamu, dengan harga ini, dan dengan syarat-syarat ini." Tampilannya hampir identik dengan invoice asli, tapi ada satu perbedaan krusial: dokumen ini bukan permintaan pembayaran dan tidak dicatat sebagai piutang usaha di pembukuan kamu.
Proforma invoice diakui secara internasional. Revised Kyoto Convention dari World Customs Organization mengakuinya sebagai dokumen pendukung yang sah untuk deklarasi bea cukai, itulah mengapa dokumen ini sangat umum digunakan dalam perdagangan internasional.
Proforma vs Invoice - Perbedaan Utama
Banyak orang sering bingung membedakan keduanya karena tampilannya sama. Berikut perbedaan yang sebenarnya:
| Aspek | Proforma Invoice | Invoice Komersial |
|---|---|---|
| Kewajiban hukum | Tidak ada - pembeli bisa menolak | Permintaan pembayaran yang mengikat |
| Dicatat di pembukuan | Tidak | Ya (piutang usaha) |
| Perlakuan PPN / pajak | Bukan peristiwa kena pajak | Memicu kewajiban PPN |
| Penggunaan bea cukai | Diterima untuk clearance sebelum pengiriman | Wajib setelah pengiriman |
| Waktu penerbitan | Sebelum barang dikirim | Setelah pengiriman atau pada saat transaksi |
| Label dokumen | "Proforma Invoice" atau "Pro Forma Invoice" | "Invoice" |
Format Proforma Invoice: Apa Saja yang Harus Ada
Template proforma invoice yang terstruktur dengan baik mencakup semua kolom yang sama seperti invoice komersial, minus syarat pembayaran final. Berikut daftar lengkapnya:
Bagian Header
- Tulisan "Proforma Invoice" - ditampilkan dengan jelas di bagian atas
- Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email kamu
- Nomor registrasi PPN atau pajak kamu (jika berlaku di negaramu)
- Logo (opsional tapi menambah kesan profesional)
Detail Pembeli
- Nama lengkap atau nama perusahaan pembeli secara resmi
- Alamat penagihan
- Alamat pengiriman (jika berbeda)
- Nomor PPN pembeli (wajib untuk transaksi B2B di kawasan Uni Eropa)
- Nama kontak dan email
Kolom Referensi Dokumen
- Nomor proforma invoice - gunakan seri penomoran terpisah dari invoice asli kamu (misalnya, PI-2024-001)
- Tanggal penerbitan
- Tanggal berlaku - berapa lama harga penawaran berlaku (biasanya 15-30 hari)
- Nomor purchase order (jika pembeli sudah menerbitkan satu)
Rincian Item
- Deskripsi setiap produk atau layanan
- Jumlah/kuantitas
- Harga satuan (beserta mata uang)
- Total per item
Total dan Biaya Tambahan
- Subtotal
- Pajak yang berlaku (PPN, GST, pajak penjualan) - ditampilkan terpisah meskipun belum ditagihkan
- Biaya pengiriman dan penanganan
- Diskon (jika ada)
- Total keseluruhan (dalam mata uang yang disepakati)
Syarat dan Ketentuan
- Syarat pembayaran - misalnya, "50% di muka, sisa sebelum pengiriman"
- Metode pengiriman dan estimasi waktu
- Masa berlaku penawaran
- Detail rekening bank atau instruksi pembayaran (agar pembeli bisa langsung bertindak setelah menyetujui)
Kapan Harus Menggunakan Proforma Invoice
Ada empat skenario utama di mana proforma invoice adalah dokumen yang tepat untuk dikirim:
-
Perdagangan internasional dan bea cukai
- Otoritas bea cukai sering membutuhkan proforma invoice sebelum barang melewati batas negara, terutama ketika invoice komersial final belum siap. Dokumen ini memungkinkan importir untuk mengajukan izin impor atau mengatur letter of credit.
Catatan: BlueInvoice mencakup semua kolom proforma di bawah ini untuk freelancer dan bisnis kecil. Untuk dokumen ekspor yang sepenuhnya sesuai dengan ketentuan bea cukai, kamu memerlukan perangkat lunak perdagangan khusus.
- Meminta pembayaran di muka atau uang muka - Ketika kamu membutuhkan pembeli untuk membayar 30-50% di muka sebelum kamu mulai produksi, proforma invoice adalah cara standar untuk memintanya. Dokumen ini memberi pembeli dokumen resmi untuk mengotorisasi pembayaran secara internal.
- Penawaran untuk pesanan besar atau kompleks - Dibanding dokumen penawaran biasa, proforma invoice memberikan gambaran biaya, pajak, dan pengiriman yang lebih lengkap kepada pembeli - persis apa yang dibutuhkan tim keuangan mereka untuk menyetujui anggaran.
- Sampel atau pengiriman percobaan - Ketika mengirim sampel produk tanpa ekspektasi pembayaran langsung, proforma invoice mendokumentasikan barang untuk keperluan bea cukai tanpa menciptakan utang invoice yang sebenarnya.
Untuk freelancer dan bisnis berbasis layanan, proforma invoice juga umum digunakan ketika klien perlu mendapat persetujuan anggaran internal sebelum menyetujui proyek. Lihat panduan invoicing profesional untuk freelancer ini untuk informasi lebih lanjut tentang cara menyusun dokumen penagihan di setiap tahap proyek.
Contoh Proforma Invoice - Kolom per Kolom
Berikut contoh konkret tampilan proforma invoice yang sudah diisi, untuk seorang desainer web freelance yang mengirim proforma ke klien bisnis kecil menjelang kick-off proyek, dengan meminta deposit 50% sebelum pekerjaan dimulai:
| Kolom | Contoh Nilai |
|---|---|
| Judul dokumen | PROFORMA INVOICE |
| Nomor proforma | PI-2024-047 |
| Tanggal penerbitan | 15 Juni 2024 |
| Berlaku hingga | 15 Juli 2024 |
| Penjual | Nova Design Studio, Anna Kovacs, 8 Creative Lane, Amsterdam, 1012 AB, Netherlands - VAT: NL123456789B01 |
| Pembeli | Bloom Retail BV, Keizersgracht 200, 1016 DZ Amsterdam, Netherlands - VAT: NL987654321B01 |
| Item 1 | Desain website dan UX - fase discovery dan wireframing x 1 @ €800,00 = €800,00 |
| Item 2 | Halaman beranda dan 5 halaman dalam - desain dan pengembangan x 1 @ €1.400,00 = €1.400,00 |
| Subtotal | €2.200,00 |
| PPN (21%) | €462,00 |
| Total | €2.662,00 EUR |
| Deposit yang harus dibayar sekarang (50%) | €1.331,00 |
| Sisa pembayaran | €1.331,00 - dibayarkan saat proyek selesai |
| Instruksi pembayaran | Transfer bank ke IBAN NL91ABNA0417164300 - referensi PI-2024-047 |
Perhatikan seri penomoran terpisah (awalan PI-), tanggal berlaku yang eksplisit, nomor PPN untuk kedua pihak, pembagian deposit yang jelas, dan referensi pembayaran. Detail-detail inilah yang membuat proforma invoice benar-benar berguna, bukan sekadar penawaran yang diganti namanya.
Jika kamu butuh titik awal yang siap pakai, melihat-lihat template invoice gratis bisa memberi kamu dasar yang solid untuk diadaptasi menjadi proforma - cukup ganti label jenis dokumen dan tambahkan tanggal berlaku serta Incoterms kamu.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
- Menggunakan urutan nomor yang sama dengan invoice asli - Ini menyebabkan kebingungan akuntansi dan bisa menimbulkan masalah kepatuhan pajak. Pisahkan nomor PI dari nomor invoice biasa.
- Lupa mencantumkan tanggal berlaku - Tanpa tanggal berlaku, pembeli bisa kembali enam bulan kemudian dan mengharapkan harga yang sama. Standar umumnya adalah 15-30 hari.
- Tidak menyertakan kode HS pada pengiriman internasional - Petugas bea cukai membutuhkan kode ini untuk mengklasifikasikan barang dengan benar. Kode yang hilang menyebabkan keterlambatan di perbatasan.
- Memperlakukannya sebagai faktur pajak - Proforma invoice tidak memicu PPN di sebagian besar yurisdiksi. Jangan melaporkannya sebagai faktur pajak atau memasukkannya dalam SPT PPN kamu. Aturan invoicing PPN Uni Eropa secara tegas menyatakan bahwa proforma bukan merupakan faktur PPN.
- Melewatkan instruksi pembayaran - Tujuan utama proforma untuk pembayaran di muka adalah agar pembeli bisa langsung bertindak. Sertakan detail rekening bank atau tautan pembayaran kamu.
- Tidak menindaklanjuti dengan invoice asli - Setelah barang dikirim atau layanan selesai, kamu wajib menerbitkan invoice komersial yang resmi. Proforma tidak menggantikannya.
Buat Invoice Profesional Gratis - Tanpa Perlu Daftar
Gunakan generator invoice online gratis kami untuk membuat dokumen penagihan berformat rapi langsung di browser kamu. Isi detail penjual dan pembeli, tambahkan item dengan kuantitas dan tarif, sertakan syarat dan periode berlaku di bagian catatan, dan unduh PDF yang bersih seketika - tanpa perlu membuat akun.
Buat Invoice Gratis Kamu ->
Tidak, proforma invoice tidak mengikat secara hukum bagi kedua pihak. Ini adalah pernyataan niat - penjual menyatakan apa yang akan mereka tawarkan dan dengan harga berapa, tapi pembeli tidak memiliki kewajiban untuk membayar dan penjual tidak memiliki kewajiban untuk menyerahkan barang sampai purchase order atau kontrak nyata dikonfirmasi. Meski begitu, harga dan syarat yang tercantum harus akurat, karena pembeli mungkin mengandalkannya untuk mengatur pembiayaan atau izin impor.
Ya, dan ini adalah salah satu penggunaan paling umum. Banyak bisnis mengirim proforma invoice untuk meminta deposit atau pembayaran di muka sebelum memulai produksi atau mengirim barang. Pembeli menggunakannya untuk mengotorisasi pembayaran secara internal dan mentransfer dana. Setelah kamu menerima pembayaran dan menyerahkan barang atau layanan, kamu kemudian menerbitkan invoice komersial yang resmi untuk jumlah penuh atau sisanya.
Penawaran harga biasanya merupakan dokumen yang lebih sederhana yang hanya menguraikan harga dan ruang lingkup pekerjaan. Proforma invoice lebih lengkap - mencakup semua kolom invoice komersial (detail pembeli/penjual, rincian item dengan kuantitas, pajak, pengiriman, syarat pembayaran, dan sering kali kode HS untuk bea cukai). Dalam perdagangan internasional, otoritas bea cukai menerima proforma invoice tapi tidak akan menerima penawaran harga biasa. Untuk penjualan B2B domestik, proforma invoice juga memberi tim keuangan pembeli gambaran yang lebih lengkap untuk persetujuan anggaran.
Kamu sebaiknya menampilkan tarif PPN yang berlaku dan estimasi jumlahnya agar pembeli mengetahui total biaya yang diharapkan - tapi proforma invoice tidak menimbulkan kewajiban PPN. Ini bukan faktur pajak berdasarkan aturan Uni Eropa maupun sebagian besar kerangka perpajakan lainnya. Setelah kamu menerbitkan invoice komersial final pasca pengiriman, itulah saat PPN menjadi wajib dilaporkan. Untuk pengiriman ekspor, PPN biasanya dikenakan tarif nol, dan kamu harus mencantumkannya dengan jelas di proforma beserta alasannya (misalnya, "ekspor tarif nol").
Tidak ada batas minimum atau maksimum secara hukum, tapi 15 hingga 30 hari adalah standar di sebagian besar industri. Masa berlaku ini melindungi kamu dari fluktuasi harga bahan baku, perubahan nilai tukar, atau perubahan biaya pengiriman. Selalu cantumkan tanggal berlaku secara eksplisit di dokumen - misalnya "Proforma ini berlaku hingga [tanggal]." Jika pembeli kembali setelah tanggal kedaluwarsa, kamu bebas menerbitkan proforma baru dengan harga yang diperbarui.
Untuk pengiriman internasional, ya - kode HS (Harmonized System) sangat penting. Otoritas bea cukai menggunakannya untuk mengklasifikasikan barang, menentukan bea yang berlaku, dan memeriksa pembatasan impor. Tanpa kode HS, kiriman kamu bisa tertahan di perbatasan sementara kode ditetapkan, menyebabkan keterlambatan dan biaya tambahan. Untuk proforma invoice domestik, kode HS tidak wajib, tapi tidak ada salahnya menyertakannya jika kamu sudah mengetahuinya.